Forschung

Unausgelastete Arbeitsplätze – aktuelle ifo-Umfrage

Corona hat unsere Arbeitswelt nachhaltig verändert und die Auswirkungen spüren wir noch immer. Warum es nun wirklich höchste Zeit ist, Büros anzupassen.

Eine aktuelle Konjunkturumfrage des ifo-Instituts zeigt, dass die insbesondere während Corona salonfähig gewordene Heimarbeit noch immer rapide Auswirkungen auf die Arbeitswelt vor Ort hat. Auch nach dem offiziellen Auslaufen der Corona-Regelungen stehen noch immer regelmäßig viele Büros leer.

Ungenutzte Arbeitsplätze verdreifachen sich

So ist davon auszugehen, dass täglich etwa zwölf Prozent aller Arbeitsplätze vor Ort nicht ausgelastet seien, weil sich Mitarbeitende im Homeoffice befinden. Vor Corona, im Jahr 2019, beläuft sich die Zahl laut ifo-Institut auf 4,6 Prozent. Somit ist von einer Verdreifachung der ungenutzten Arbeitsplätze auszugehen.

Zahlen sind branchenabhängig

Zu beachten ist allerdings, dass sich die Zahlen je nach Branche unterscheiden. Im Handel etwa ist zwar eine Steigerung zu beobachten, allerdings sind die Zahlen hier im Allgemeinen niedriger (von 3,2 Prozent in 2019 auf derzeit 5,8). Gleiches gilt auch für das Baugewerbe (2,5 Prozent statt 1,7 Prozent). Im verarbeitenden Gewerbe ist im Vergleich zum Jahr 2019 (3,1 Prozent) eine deutliche Steigerung der ungenutzten Fläche zu verzeichnen. 9,6 Prozent der Arbeitsplätze werden aktuell täglich nicht genutzt. Der Dienstleistungssektor weist derzeit mit 16,8 Prozent den größten Anteil unausgelasteter Arbeitsfläche vor. Vor der Pandemie lag dieser noch bei 6,2 Prozent. Insbesondere in der Werbebranche, Informationstechnik, Pharmaindustrie sowie Marktforschung sind den Ergebnissen der Umfrage nach leere Büros zu finden. Insgesamt arbeiten etwa 25 Prozent der Angestellten regelmäßig aus den eigenen vier Wänden. Vor Covid-19 lag der Anteil bei knapp zehn Prozent.

Wie gehen Unternehmen mit der Situation um?

Einige Unternehmen verringern in Folge der hybriden Arbeitskultur den Flächenbedarf. um mitunter auch Kosten zu sparen. Eine weitere Variante ist die Umgestaltung der klassischen Büros in eine Arbeitswelt ähnlich der Coworking-Spaces, um den persönlichen Austausch der vor Ort arbeitenden Mitarbeitenden zu stärken.

Mehr als ein Arbeitsplatz

Die Arbeit vor Ort im Büro bleibt trotz der Entwicklung hin zu hybriden Arbeitsformen und Homeofficetagen ein essenzieller Faktor im Berufsleben. So ist die Arbeitswelt eben mehr als nur Büro. Sie ist auch ein Ort des Austausches, der Innovation, der Kreativität, der Spontanität, der Freundschaft. Genau diese Faktoren gilt es zu bewahren und zu stärken. Arbeitsplätze müssen sie vermehrt in den Vordergrund stellen und Möglichkeiten der Kommunikation schaffen. Unternehmen sollten in Zeiten, in welchen das Homeoffice teilweise noch immer dem regulären Büro vorgezogen wird, Anreize schaffen, um Mitarbeitende auch in die Unternehmen zu holen. Die Zusammentreffen vor Ort sorgen nicht nur für innovative Gespräche, sondern stärken auch den Zusammenhalt der Teams umgehend.

Neue Möglichkeiten schaffen

Um die Büroarbeit wieder attraktiver zu machen, sind Rückkehrpflichten jedoch unangebracht. Mitarbeitende werden die Arbeit vor Ort mit Zwang verbinden und nicht die Vorteile der Arbeitswelt erkennen. Hierfür müssen andere Anreize gesetzt werden. Die Arbeitsflächen müssen der modernen Zeit mit all ihren Entwicklungen angepasst werden. Dass Mitarbeitende inmitten leerer Bürowüsten voll verlassener Schreibtische eher wenig motiviert sind Leistung zu erbringen und auch der Wohlfühl-Faktor zu kurz kommt, dürfte nicht verwunderlich sein. Endlose Schreibtischreihen haben einfach ausgedient.

Durchdachte Gesamtkonzepte

Wenn die Belegschaft regelmäßig von zu Hause arbeitet benötigt nicht jede Person einen eigenen Schreibtisch. Vielmehr eignen sich Varianten wie Desk-Sharing oder Open-Space Lösungen, um die Arbeitswelt an die Bedürfnisse der aktuellen Zeit anzupassen. Ein ganzheitlicher Ansatz und die Einbeziehung sämtlicher Aufenthaltsbereiche der Mitarbeitenden, aber auch von Aspekten wie Raumakustik und Gesundheitsförderung sind hier zu nennen. Bevor sich jedoch in blindem Aktionismus verloren wird, muss der Bedarf und die Wünsche der Belegschaft für eine überarbeitete Arbeitswelt geklärt werden. In Workshops und mit Hilfe von Mitarbeiterbefragungen können die Anforderungen der Arbeitnehmer:innen an den Arbeitsplatz erfragt werden. Auf Basis dieser Erkenntnisse lässt sich die Transformation von Grund auf und ganzheitlich planen. Gerne beraten wir Sie hier weitergehend.

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Funktionale Bereiche statt Einzelbüros

Einzelarbeitsplätze bei welchen für jeden Mitarbeitenden ein eigener Arbeitsplatz zur Verfügung steht, können zur optimalen Raumausnutzung in Arbeitsbereiche mit verschiedenen Funktionen verwandelt werden. Hier hat nicht jede Person einen ihr zugeordneten Schreibtisch, sondern kann der Allgemeinheit dienliche Plätze nutzen. Für eine optimale Arbeitsumgebung bietet es sich an, der Belegschaft verschiedene Funktionsbereiche zu bieten. Flächen für konzentriertes Arbeiten, Kreativräume für die gemeinsame Ideenfindung, Workcafés für kreative Pausen und Rückzugsbereiche. Der Arbeitstag wird hier zum Erlebnis und steigert durch die auf die jeweiligen Aufgaben angepassten Bereiche auch die Produktivität aufgrund ungestörten und fokussierten Arbeitens. Gemeinsam mit Ihnen erarbeitet BOS anhand Ihres zuvor erfassten Bedarfs eine vollständig auf Ihre Bedürfnisse angepasste Arbeitsfläche.

Unternehmen müssen den Mitarbeitenden mit Ihren Arbeitswelten Anreize und Vorteile bieten, um das Büro zumindest für einige Tage in der Woche dem Homeoffice vorzuziehen. Hierfür müssen sie auf die Bedürfnisse der Belegschaft eingehen und die Büros an die Agilität der Arbeitswelt anpassen. BOS unterstützt Sie in diesem Prozess als kompetenter Partner!