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Hybrides Büro – Mehr Flexibilität im Office-Alltag

Der Lockdown hat unsere Arbeitswelt auf den Kopf gestellt. Nun ist es an der Zeit, den herkömmlichen Arbeitsplatz im Büro zu überdenken.

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer machten im Homeoffice unterschiedliche Erfahrungen. Während viele das Wegfallen des Arbeitsweges und die bessere Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf zu schätzen lernten, konnten es manch andere gar nicht erwarten, zurück ins Büro zu kehren. So fehlte vielen der direkte Kontakt zu Kolleg:innen. Dennoch sind sich alle einig, dass starre Arbeitsmodelle der Vergangenheit angehören. Stattdessen wünschen sich die meisten Angestellten mehr Flexibilität hinsichtlich der Arbeitszeit und des Arbeitsortes.

Eine gute Möglichkeit um diesen neuen Bedürfnissen gerecht zu werden, bietet das hybride Büro.

Was ist ein hybrides Arbeitsmodell?

Ein hybrider Arbeitsplatz vereint die herkömmliche Arbeit vor Ort im Büro mit den Elementen der Heimarbeit. Die Mitarbeitenden sind frei in ihrer Wahl, wann sie wo arbeiten möchten. Es wird zwischen Heimarbeit und der Arbeit im Office abgewechselt. Das hybride Modell erlaubt unglaublich viel Flexibilität. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können theoretisch von überall arbeiten, haben aber auch die Möglichkeit, Arbeitstage präsent im zentralen Büro zu verbringen. Je nach Anforderungen und Aufgabe, aber auch privater Verpflichtungen macht an manchen Tagen das Homeoffice, beziehungsweise die Arbeit vor Ort, mehr Sinn.

Wie sieht ein hybrides Büro aus?

Die genaue Umsetzung des hybriden Büros ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. In einem Unternehmen mit kleiner Belegschaft kann das hybride Modell vermutlich variabler umgesetzt werden, als in einem Betrieb mit mehreren Teams, welche die Abwechslung von Homeoffice und der Arbeit vor Ort nach einem festen Plan vollziehen. Grundsätzlich können viele Jobs auch vollständig remote ausgeführt werden (Corona bestätigte dies), dennoch ist es in vielen Unternehmen gerne gesehen, dass Meetings und Co. mit den Kolleg:innen vor Ort stattfinden. Gleichzeitig kann hybrid für manche Firmen auch bedeuten, dass das Büro das primäre Tätigkeitsfeld ist, während die Heimarbeit in einem deutlich geringeren Ausmaß stattfindet. Die Umsetzung dieses Arbeitsmodells hängt nicht zuletzt von der Branche und den individuellen Aufgaben der Belegschaft ab.

Vorteile des hybriden Büros

Die Corona-Pandemie zeigte uns, dass das Arbeiten im Homeoffice durchaus funktioniert. Dennoch ließen sich auch einige negative Folgen bei der Belegschaft feststellen (Isolationsgefühl, fehlende technische Ausstattung, etc.). Viele wünschen sich daher künftig eine Kombination aus Heimarbeit und der Arbeit im Office – so lassen sich im hybriden Modell die Vorteile beider Arbeitsformen genießen und die Nachteile gleichzeitig reduzieren.

Durch ein hybrides Arbeitsmodell sind die Angestellten deutlich flexibler bei ihrer Wochengestaltung. Die Rückkehr ins Büro wird noch immer von den Erfahrungen im Homeoffice geprägt sein. So möchten viele Mitarbeitende weiterhin selbst entscheiden wann und wo sie arbeiten. Arztbesuche, verpflichtende Familien-Treffen und Co. lassen sich mit dem Homeoffice grundsätzlich besser vereinbaren, sodass es sich lohnt bestimmte Termine an die Tage zu verlegen, an welchen ohnehin von zu Hause gearbeitet wird. Die entfallende Anfahrtszeit ins Büro entlastet an dieser Stelle enorm. Wiederum ist es sinnvoll, Tage, an welchen es um gemeinsame Projekte geht, zusammen mit dem Team im Büro zu verbringen. Gemeinsame Ziele lassen sich vor Ort in vielen Fällen besser verfolgen. Auch der direkte Austausch ist unkomplizierter – so lassen sich beispielsweise Zwischenfragen leichter stellen, ohne vorab zunächst per Mail anzuklopfen.

Weiterhin ist das Büro insbesondere für Berufseinsteiger:innen ein zentraler Ort, um Kontakte zu knüpfen, zusammen zu arbeiten sowie ein Netzwerk aufzubauen. Das Office ist nicht nur aus diesem Grund auch nach den Homeoffice-Erfahrungen während des Lockdowns noch ein wichtiger Bestandteil unserer Arbeitswelt.

Die Abwechslung zwischen Büro- und Heimarbeit führt weiterführend zu mehr Produktivität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Mehr Abwechslung im Arbeitsleben sorgt dafür, dass wir weniger in einen Alltagstrott fallen – mehr Fokus auf das Wesentliche ist so garantiert. Darüber hinaus fallen im Homeoffice oft gefährliche Zeitfresser im Job weg.

Zufriedene Mitarbeiter:innen

Durch die gesteigerte Flexibilität, welche das hybride Arbeitsmodell ermöglicht, lassen sich Berufliches und Privates gut vereinbaren. Das führt zu einer besseren Work-Life-Balance und somit zu mehr Zufriedenheit bei der Belegschaft. Gleichzeitig ist damit für ein gutes Betriebsklima gesorgt.

Nicht zu vernachlässigen ist außerdem die Sicherheit. Gesundheitlich angeschlagene Kolleg:innen können durch die Option auf Homeoffice andere schützen, indem sie von zu Hause arbeiten. Weiterhin ist in vielen Büros die Gruppengröße durch die Mitarbeitenden im Homeoffice geringer, sodass Abstandsregelungen und Co. gut umgesetzt werden können.

Welchen Nutzen ziehen Arbeitgeber:innen?

Unternehmer:innen profitieren vor allem von der Produktivität zufriedener Mitarbeiter:innen. Weiterhin können sie neue Strukturen einführen und eine Umgestaltung der Räumlichkeiten vornehmen, welche langfristig ebenfalls positive Auswirkungen auf die Motivation der Belegschaft hat.

Gleichzeitig muss die Führungskraft dafür sorgen, dass die Kommunikation im Team auch unter dem hybriden Arbeitsmodell reibungslos funktioniert. Das führt einerseits zu guten Ergebnissen, sorgt darüber hinaus aber auch für den Teamzusammenhalt, selbst dann, wenn Mitarbeiter:innen zeitweise nicht vor Ort arbeiten.

Finanziell bietet das hybride Arbeitsmodell für Arbeitgeber:innen durchaus Vorteile. So lassen sich durch weniger Arbeitnehmer:innen vor Ort auch Kosten minimieren. Mieten und Nebenkosten lassen sich möglicherweise durch Mitarbeitende im Homeoffice verringern. Auch dank innovativer Mietmodelle lassen sich Kosten einsparen.

Was sind die Anforderungen an das hybride Büro?

Mit dem hybriden Arbeitsmodell gehen andere Anforderungen an den Arbeitsplatz einher als an das klassische Büro, in welchem jeden Tag am selben Schreibtisch gearbeitet wird. Sind Mitarbeitende nur drei Tage in der Woche vor Ort, stellt sich automatisch die Frage, ob für jede:n Kolleg:in ein fester Schreibtisch zugeteilt werden sollte. Lohnt sich das? Leere Arbeitsplätze verbrauchen Platz und kosten Geld.

Deutlich effizienter zeigen sich hier Arbeitsplätze, welche abwechselnd von mehreren Personen genutzt werden. Lange Schreibtischreihen in Großraumbüros sind dagegen nicht mehr zeitgemäß. Graue Wände weichen einer innovativen, inspirierenden Einrichtung, welche die Kreativität anregt.

Alle einbinden

Die Herausforderung des hybriden Büros ist es dabei, die virtuelle und die Arbeit in Präsenz gekonnt zu vereinen. Insbesondere die Kommunikation zwischen den Kolleg:innen muss dabei sichergestellt werden. So dürfen sich die Mitarbeitenden im Homeoffice keinesfalls ausgeschlossen fühlen. Um keine Informationen zu verpassen, gilt es auch, digitale Mittel auf den neuesten Stand zu bringen. Insbesondere die Einrichtung eines Cloud-Systems, sodass alle auf wichtige Daten zugreifen können, ist hier von großer Relevanz. Auch die Einführung von Planungsprogrammen kann sich lohnen. So hat jede:r Einblick darüber, wer wann von wo arbeitet und auf welchem Wege die Zusammenarbeit daher am besten gelingt. Damit alle Mitarbeitenden auf einem Stand sind, ist es wichtig, der Belegschaft auch im Homeoffice optimale technische Bedingungen zu ermöglichen. Nur so können Aufgaben optimal abgearbeitet werden und der digitale Austausch erfolgt reibungslos.

Wichtig: Mitarbeitende im Homeoffice nicht vergessen! Bei internen Entscheidungen, etc. müssen alle ins Boot geholt werden und nicht nur die Kolleg:innen, welche gerade vor Ort sind. Gleiche Bedingungen für alle. “Aus den Augen aus dem Sinn” ist hier ein absolutes No-Go.

Das Büro hybrid machen

Bei der Umstellung auf das hybride Arbeitsmodell, müssen nicht nur die Räumlichkeiten gegebenenfalls verändert werden, sondern auch die internen Strukturen neu geordnet. Theoretisch müssen schließlich alle Aufgaben auch ortsunabhängig funktionieren können. Dies erfordert je nach Unternehmen große Veränderungen, die unbedingt mit der gesamten Belegschaft abgesprochen werden sollten.

Mitspracherecht für Mitarbeiter:innen

Das Feedback und die Wünsche der Belegschaft sollte unbedingt in die Umstrukturierung von Prozessen wie auch in die Gestaltung der Räumlichkeiten mit einbezogen werden. In dieser kostenlosen Befragung können Sie beispielsweise herausfinden, was Sie aus Sicht Ihrer Mitarbeitenden bei der Planung der Büroräumen beachten sollten.

Bei der Neuorientierung von internen Abläufen sollten Sie unbedingt die Zusammensetzung der Teams beachten. An manchen Tagen ist die Anwesenheit bestimmter Mitarbeiter:innen zur Abstimmung schließlich unverzichtbar. Auch die kreative Zusammenarbeit bei Ideenfindungsprozessen sind Face-to-Face oft erfolgreicher. Gehen Sie hier aber auch auf die Vorschläge der Belegschaft ein.

Wichtig: gewichten Sie die Erfahrungen aller Mitarbeiter:innen gleich. Seien es die Anregungen langjähriger Führungskräfte als auch junger Auszubildenden. So können Sie alle abholen.

Technik, Technik, Technik

Wie bereits oben angesprochen ist eine gut funktionierende Technik das A und O, wenn es um hybride Arbeit geht. Die Ausstattung aller Mitarbeitenden mit Laptops und Co. ist natürlich eine Kostenfrage, jedoch sehr empfehlenswert. So sind technisch alle auf dem gleichen Stand und in diesem Punkt steht einer gelungenen Kommunikation nichts im Wege. Prozesse laufen reibungslos und es gibt keine gefährlichen Information-Gaps. Eine günstigere Alternative zum direkten Kauf ist das Mieten von technischen Geräten. Auch die Raumausstattung im Homeoffice hat je nach Kolleg:in nicht die gleiche Qualität. So haben manche einen ergonomischen Bürostuhl, während andere am Esszimmertisch arbeiten müssen. Auch hier gibt es Möglichkeiten, professionelles Mobiliar zu mieten.

Räumlichkeiten anpassen

Wie zuvor bereits gesagt, ist es nicht mehr nötig, jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz zuzuteilen. Halten sich insgesamt weniger Menschen im Büro auf, ist dies kein Problem. Büros sind nun vor allem auch ein Ort des Zusammenkommens, ein Treffpunkt für den kreativen Austausch. Natürlich müssen weiterhin Bereiche für konzentrierte Einzelarbeit als auch Meetings zur Verfügung stehen, doch die Funktion des Office als reiner Arbeitsplatz mit fest zugeteiltem Schreibtisch ist spätestens seit Corona überholt. Für die Aufteilung der verschiedenen Funktionsbereiche finden Sie hier Inspiration.

Die Möglichkeit des Zusammenkommens sollte auf Basis der Räumlichkeiten definitiv gegeben sein, da diese im Homeoffice grundsätzlich nicht besteht. Doch insbesondere durch spontane Gespräche ergeben sich oftmals neue Ansätze und kreative Ideen. Insbesondere Open Space Offices werden den Anforderungen des hybriden Arbeitens gerecht.

Wie funktioniert hybrides Arbeiten?

Damit die Kombination von Fernarbeit und der Arbeit im Büro wirklich funktioniert, gilt es, Rahmenbedingungen zu schaffen. Die komplette Belegschaft muss über die neuen Strukturen und einzelnen Tools informiert sein. Führungskräfte müssen hier Orientierung bieten, damit sich Mitarbeitende sowohl im Homeoffice als auch im Büro zu Hause fühlen. Was sind die relevanten Zugänge? Welches Kommunikationstool wird genutzt? Wie funktioniert die digitale Planung, etc. Insbesondere neue Kolleg:innen müssen hier eine ausführliche Einarbeitung erhalten.

Wie auch während des Lockdowns sollten Arbeitgeber:innen auf die Selbstorganisationsfähigkeit ihrer Angestellten setzen. Vertrauen in die Eigenverantwortung der Belegschaft ist auch bei dem hybriden Arbeitsmodell – wie die interne Kommunikation, ein sehr wichtiger Grundstein.

Fazit

Um das hybride Arbeitsmodell erfolgreich umzusetzen, bedarf es nicht nur einiger räumlicher Anpassungen, sondern vor allem auch die Umstrukturierung innerbetrieblicher Prozesse. Bei alldem bilden eine Feedback-Kultur und eine gelungene interne Kommunikation den wichtigen Rahmen. Ist diese Basis geschaffen, können sowohl Arbeitgeber:innen als auch Arbeitnehmer:innen von dem Wechsel zwischen Homeoffice und Büro profitieren.

Sie möchten Ihr Büro hybrid machen?

Anregung für Open Space Offices