Smart Offices

Unsere Arbeitswelt wandelt sich. Flexibler, digitaler,... Auch im Hinblick auf die Büro- und Flächennutzung ist jetzt ein Umdenken notwendig. Smart Offices modernisieren und vereinfachen nicht nur Abläufe, sondern könen auch das Wohlbefinden der Belegschaft erhöhen. Mehr zu dem intelligenten Büro-Konzept erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Was sind Smart Offices?

Ein Smart Office beschreibt einen Arbeitsplatz, dessen intelligente Technologien das Büro digital optimieren und hybrides und flexibles Arbeiten erleichtern. So kann nicht nur die Produktivität der Mitarbeitenden verbessert, sondern auch deren Komfort erhöht werden. Zu den technischen Tools können Anwendungen für den digitalen Austausch zählen wie Microsoft Teams, Office 365, etc. Geräte wie Whiteboards, Laptops und Co. sowie auch verschiedene Räumlichkeiten sind in Smart Offices miteinander verbunden. Durch dieses intelligente System können alle auf dem neuesten Stand bleiben, Projekte gemeinsam bearbeitet werden und der Informationsaustausch wird einfach gehalten. Die Mitarbeiter:innen aus dem Homeoffice werden dank der intelligenten Arbeitswelt klug miteingebunden. Weitere Aspekte des Smart Office können die Themen Sicherheit und Nachhaltigkeit sein. 

Wie sehen Smart Offices aus?

Viele haben bereits einige Smart-Home-Optionen in den eigenen vier Wänden installiert. Die bestellt der Kühlschrank schon mal die Einkäufe, die Heizung und das Licht werden per App gesteuert und Ihre Überwachunskamera “kommuniziert” mit Ihnen via Smartphone. Technologien erleichtern unseren Alltag aber nicht nur Zuhause, sondern auch im Büro. Im besten Fall werden verschiedene Anwendungen im Office miteinander verbunden. So kann ein reibungsloser Ablauf garantiert werden, welcher Mitarbeitende von zeitraubenden Aufgaben entbindet. Eine Möglichkeit zur Steuerung des Smart Office-Systems bildet eine interne App, welche die gesamte Belegschaft auf ihrem Smartphone installiert hat. Über diese können beispielsweise Räume gebucht werden, Arbeitsplätze reserviert oder auch Parkplätze ausgewählt werden. Die Auslastung der einzelnen Räume kann beispielsweise per Sensoren gemessen werden, sodass Mitarbeiter:innen in Echtzeit Entscheidungen über ihren Arbeitsplatz treffen können. 

So könnte die Arbeit im Smart Office aussehen

So könnte Ihr Smartphone mit der Smart Office-App Ihres Unternehmens verbunden sein und den Kolleg:innen schon vor Beginn des morgendlichen Meetings mitteilen, dass Sie im Stau stehen und sich verspäten. Kommen Sie am Arbeitsplatz an, erfolgt zunächst eine Zugangskontrolle. Die App informiert Sie über den zuvor online gemieteten Raum. Im gemeinsamen Meetingraum angekommen, können alle Teilnehmenden via Cloud auf ihre vorab gemachten Notizen zurückgreifen. Die Ergebnisse der Diskussion werden dann am digitalen Whiteboard festgehalten und ebenfalls für alle Endgeräte zugänglich gemacht, auf welchen dann jede:r am eigenen Arbeitsplatz an der gemeinsamen Präsentation arbeiten kann. Nur ein Beispiel für ein smartes System im Büro, welches die Arbeit für alle erleichtern soll. 

Auch im Hinblick auf die Raumgestaltung passen sich Smart Offices an die neuen Arbeitsbedingungen an. So sollte das Büro auf das zunehmende hybride Arbeiten angepasst werden. Immer mehr Arbeitnehmer:innen wechseln zwischen Homeoffice und der Arbeit vor Ort und benötigen nicht zwingend einen festen Schreibtisch. Meetingpoints, eine offene Raumgestaltung und bei gleichzeitigem Vorhandensein von Ruhebereichen zeichnen moderne Arbeitswelten aus. Die Kreativität und der Austausch unter Kolleginnen und Kollegen soll genauso gefördert werden wie die Konzentration während der Einzelarbeit. 

In puncto Sicherheit haben Smart Offices ebenfalls immer mehr zu bieten. Zeiterfassungsterminals funktionieren mit Fingerabdruck, die Brandschutzanlage ist mit der örtlichen Feuerwehr verbunden, Gebäude lassen sich nur mit Gesichtserkennung oder dem digitalen Schlüssel auf dem Smartphone betreten, . Aber auch im Hinblick des schonenden Umgangs mit Ressourcen bieten Smart Offices Vorteile. Dank Bewegungsmeldern geht das Licht am Arbeitsplatz nur an, wenn er besetzt ist, nachdem alle Mitarbeitende ausgestempelt haben, fährt die Heizung runter und so weiter. An manchen Arbeitsplätzen haben Arbeitnehmer:innen die Möglichkeit Temperatur, Licht und Co. individuell nach ihren Bedürfnissen einzustellen.

Vorteile des Smart Office

Durch das Smart Office wird das Wohlbefinden der einzelnen Mitarbeitenden erhöht. Individuelle Einstellmöglichkeiten von Temperatur und Licht, Bereiche die auf die einzelnen Aufgaben der Arbeitnehmer:innen angepasst sind fördern zudem Kreativität und Produktivität, all das trägt zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei. Dank der perfekt aufeinander abgestimmten Technologien wird die Kommunikation und somit auch die Arbeitsabläufe verbessert. Eine reibungslose interne Kommunikation kann im besten Fall auch der Zusammenhalt des Teams gesteigert werden. Eine positive Arbeitskultur entsteht. Durch die gelungenen Abläufe wird zudem viel Zeit eingespart. Routineaufgaben lassen sich durch intelligente Technik darüber hinaus zunehmend verhindern. Auch kann mit Smart Offices in die Sicherheit der Belegschaft und des Bürogebäudes investiert werden. 

Welche Herausforderungen gehen mit dem Smart Office einher?

Bevor man mit dem Smart Office weitreichende Veränderungen im Arbeitsalltag implementiert, ist es überaus wichtig, die Belegschaft in diesen Change Prozess miteinzubeziehen. Mitarbeitende dürfen keineswegs übergangen werden und sollten transparent über anstehende Veränderungen informiert werden. Noch besser ist es natürlich die Arbeitnehmer:innen mitentscheiden zu lassen. Die vollständige Vernetzung und das digitalisierte Büro kann bei einigen Mitarbeitenden Überforderung oder ein Gefühl der Unsicherheit auslösen. Gegenseitiges Vertrauen zwischen Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen sowie eine offene Kommunikation ist hier das A und O. Weniger technisch versierte Mitarbeiter:innen sollten zudem professionell mit der Thematik Smart Office vertraut gemacht werden. Ein weiteres Thema, welches im Hinblick auf die verwendeten Technologien eine große Rolle spielen sollte ist der Datenschutz. Die Privatsphäre der Mitarbeitenden gilt es unbedingt zu wahren, so sollten diese frei entscheiden dürfen, welche Informationen sie preisgeben und welche Funktionen sie nutzen möchten. 

Einige Funktionen des Smart Office sind schon jetzt in unserem Arbeitsalltag angekommen, weitere werden künftig sicher folgen. Jedes Unternehmen sollte für sich ganz individuell entscheiden können, wie weit es seinen Arbeitsalltag und sein Office digitalisieren möchte. Ein vernetztes System sowie moderne Technologien können zu mehr Effizienz, Wohlbefinden und Sicherheit beitragen. 

  • BOS Büro- und Objekteinrichtungen GmbH
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