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Kreatives

Workation – Arbeit und Urlaub vereinen?

Eine Kombination aus Urlaub und Arbeit - das gerne auch als gemeinsames Teamerlebnis. Alles was Sie zur Workation wissen müssen, in diesem Beitrag.

Online-Meetings mit Blick auf den Strand? Nach Feierabend noch eine Runde im Pool drehen, das angenehme mit dem Nützlichen verbinden - genau das macht eine Workation. Dank moderner Informations- und Kommunikationstechnologien wird sie ermöglicht und auch für das Stärken des Teamzusammenhalts eignen sich die sogenannten Workations wunderbar.

Was ist eine Workation?

Zusammengesetzt beschreiben die englischen Begriffe “work” und “vacation” die Kombination von Arbeit und Urlaub. Ein Zusammenschluss, der sich zunächst widersprechen mag. Wer Urlaub macht, möchte in der Regel eine Auszeit vom Berufsleben erfahren, doch realistisch gesehen schalten die meisten Führungskräfte und Mitarbeitenden selbst in ihrer Freizeit nicht mehr vollständig ab. Mails checken und kurze Telefonate entgegennehmen gehört für viele auch an den Wochenenden oder auf privaten Reisen zur Normalität. Diese nicht klare Abgrenzung führt jedoch zu unbewusstem Stress und sorgt für wenig Erholung. Wie Sie im Urlaub ganz bewusst abschalten können, erfahren Sie hier.

Bei einer Workation geht es dagegen um die bewusste Kombination von Arbeit und Freizeit. Die Anforderungen und Ausgestaltung dieser Reise wird zuvor bewusst kommuniziert. Eine Workation ist nicht unbedingt mit einem tatsächlichen Urlaub zu vergleichen. Vielmehr ist es eine Auszeit vom klassischen Arbeitsalltag und eine Verlagerung der Arbeit an einen Ort, der neben dem Job zum Entdecken und Entspannen einlädt.

Für wen eignet sich eine Workation?

Die Digitalisierung ermöglicht immer mehr Arbeitnehmenden das hybride Arbeiten an verschiedenen Orten. Einige Kolleg:innen befinden sich ohnehin regelmäßig im Homeoffice da ist das digitale Hinzuschalten von dem Workation-Arbeitsplatz in vielen Berufen kein Hindernis mehr. So sollte grundsätzlich allen Angestellten, welche in der Lage sind, ihren Job von zu Hause durchführen zu können, auch eine Workation möglich sein. Neben den Solo-Reisenden ist eine weitere denkbare Möglichkeit die Workation als Team-Event durchzuführen. Hierfür reist eine Abteilung oder ein Zusammenschluss an Kolleg:innen gemeinsam für eine bestimmte Zeit an einen Ort, um von dort zusammen zu arbeiten, aber nach Feierabend auch Aktivitäten zu unternehmen, die nicht zuletzt das Gemeinschaftsgefühl stärken, für schöne Erinnerungen sorgen und den Zusammenhalt der Gruppe fördern.

Wie lange dauert eine Workation?

Die Dauer einer Workation entspricht in den meisten Fällen der eines tatsächlichen Urlaubs. Das heißt die Spanne geht von wenigen Tagen bis zu - seltener, einigen Monaten. Hierbei spielt auch eine Rolle, ob die Workation alleine angertreten wird oder als Team-Event organisiert ist.

Was soll mit einer Workation erreicht werden?

Die Workation soll den Angestellten vor allem neue Reize ermöglichen. Ein Tapetenwechsel sorgt oftmals für einen ganz neuen Blick auf die Aufgaben oder das Projekt, an welchem gerade gearbeitet wird. Weiterhin bietet eine solche Reise trotz ihrer Arbeitsprägung die Möglichkeit, neue Orte zu erkunden und Entspannung in den Arbeitsalltag zu bringen. Fernab vom alltäglichen Leben mit seinen Herausforderungen fällt es Arbeitnehmenden durchaus leichter eine bessere Work-Life-Balance zu erlangen. Als Teamevent stärkt eine Workation durchaus das Wir-Gefühl und sorgt auch bei Zurückkehren ins Büro für ein gutes Arbeitsklima. Sie kann Mitarbeitenden neue Motivation geben und wirkt weiterhin auf potenzielle Bewerber:innen anziehend. Hinzu kommt, dass ein Aufenthalt an einem anderen Ort, aber mit Job-Kontext, zu neuen Kontakten und Networking-Aktivitäten bei den Mitarbeitenden führen kann, welche den eigenen Horizont erweitern und dem Unternehmen mit neuen Anreizen und Inspiration zu Gute kommen.

Was gilt es bei einer Workation zu beachten?

Eine Workation lebt vom Ausgleich zwischen Arbeit und Freizeit, ihre genaue Ausgestaltung sollte daher im Vorfeld bestens überlegt und geplant werden.

Arbeitszeiten

So gilt es bereits im Vorfeld Arbeitszeiten zu definieren. Auch wenn flexible Arbeitszeitmodelle im sonstigen Arbeitsalltag besonders beliebt sind, sollte sich während der Workation auf feste Zeiten für die Aufgabenerfüllung geeignet werden, um den Teil der “Vacation” nicht zu kurz kommen zu lassen.

Auswahl des Ortes

Auch der Ort der Workation muss sorgsam gewählt werden. Für dessen Auswahl ist unter anderem die vorhandene Ausstattung ein wichtiger Indikator. Eine fehlerfreie Internetverbindung, ausreichend Platz und gute Kommunikationsmöglichkeiten sind unerlässlich. Auch sollten sich die Zeitzonen nicht allzu sehr verschieben, damit eine störungsfreie Kommunikation mit den Kolleg:innen zu Hause gewährleistet bleibt. Neben den Voraussetzungen für den Aspekt der Arbeit sollte aber auch das Angebot im Freizeitbereich nicht zu kurz kommen. Eine schöne Landschaft, nette Restaurants und Co. sind wichtig, um auch hier ausreichend Anreize zu setzen. Was bringt der beste Arbeitsplatz im Niemandsland?

Planung der Arbeitsgestaltung

Weiterhin ist im Vorfeld festzulegen, wie etwa der Umgang mit technischen Geräten gestaltet wird. Nehmen die Arbeitskräfte ihre eigenen Laptops mit? Werden PCs gestellt? Diese und weitere Fragen rund um die Arbeitsmittel gilt es im Vorhinein zu beantworten.

Finanzierung der Workation

Eine Workation geht in der Regel mit einer finanziellen Mehrbelastung einher. Findet diese als Teamevent statt so übernimmt in der Regel der oder die Arbeitgebende den Großteil der Kosten. Wie es jedoch mit Flügen oder der Anreise per PKW aussieht, muss auch hier im Detail festgehalten werden. Reist ein:e Angestellte:r jedoch selbstständig oder gar auf eigene Initiative so müssen Kosten oftmals selbst getragen werden. Über die Finanzierung und ein allgemeines Budget gilt es sich daher bereits im Vorfeld Gedanken zu machen.

Gesundheits- und Versicherungsschutz

Ein umfassender Versicherungsschutz, je nach Bedarf auch eine Auslandskrankenversicherung, sind essenziell, wenn es zu einer arbeitsbedingten Reise kommt. Für die Einhaltung eventueller Impfvorschriften sollten die Arbeitenehmenden ebenfalls aufgeklärt werden. Um auch während der Workation in Deutschland sozialversichert zu sein, darf diese nicht regelmäßig und nur innerhalb der EU beziehungsweise europäischen Ländern stattfinden. Finden Workations in den vorgegebenen Ländergrenzen jedoch regelmäßig statt, so greift die Sozialversicherung nur, wenn die Angestellten für einen deutschen Arbeitgeber arbeiten, einen Wohnsitz in Deutschland haben und mindestens 25 Prozent ihrer Arbeitsleistung in Deutschland erbringen. Für längere Auslandsaufenthalte ist zu prüfen, ob womöglich Einkommenssteuerpflichten im jeweiligen Land anfallen. Grundsätzlich ist im Arbeitsvertrag eine Zusatzklausel für Workations im Hinblick auf Arbeitszeit und mögliche Unfallsituationen, etc. zu empfehlen.

Was sind die Voraussetzungen für eine Workation?

Um die Vorzüge einer Workation wirklich nutzen zu können, gibt es sowohl für allein Reisende als auch für Teams einige Aspekte zu beachten.

Die an der Workation beteiligten Personen sollten allesamt Pflichtbewusstsein haben. Nach einem ausgelassenen Abend mit Kolleg:innen muss am nächsten Tag dennoch Power im Job gezeigt werden. Die Arbeit darf wegen der verlockenden Aussicht nach einem Bad im Meer nicht weniger qualitativ ausgeführt werden und so weiter. Gegenseitiges Vertrauen und eine transparante Arbeitsweise sowie eine offene Kommunikation untereinander sind hier von großer Bedeutung.

Die Ziele der Workation sind während der Reise nicht aus den Augen zu verlieren. Haben Sie die Workation angetreten, um den eigenen Horizont zu erweitern oder neue Kontakte zu knüpfen? Dann arbeiten Sie bewusst daran und nutzen Sie die neue Umgebung nach Feierabend. Sind Sie mit Ihrem Team angereist, um den Zusammenhalt zu stärken, so sollten Sie auch nach der Arbeitszeit, Aktivitäten unternehmen und gemeinsame Rituale einbauen.

Was sind die Vor- und Nachteile einer Workation?

Die Workation bietet Arbeitnehemden und auch Arbeitgebenden zahlreiche Vorteile, beinhaltet aber auch einige Herausforderungen. Über diese muss sich bewusst gemacht und im Vorfeld individuell abgewägt werden.

Vorteile

Den eigenen Horizont erweitern, neue Eindrücke und Erinnerungen sammeln…Daneben sorgt die Workation für eine leicht zu erzielende Work-Life-Balance, wenn alltägliche Aufgaben neben der Arbeit an einem Urlaubsort wegfallen. Dadurch werden auch Motiviation und Produktivität auf Seiten der Mitarbeitenden erhöht. Hinzukommt, dass ein Tapetenwechsel für Arbeitnehmende für mehr Innovationsgeist sorgt. Alte Routine werden womöglich aufgebrochen und neue Lösungsmethoden gefunden. Auch der Teamzusammenahlt wird in der Regel gesteigert. Gleichzeitig entstehen neue Netzwerke. Hinzukommt, dass insbesondere für Menschen, die vorwiegend im Homeoffice arbeiten, das Gefühl der Isolation überkommen werden kann. Der Austausch mit anderen ist hier sehr förderlich.

Neben den Vorteilen, welche sich für die Arbeitnehmenden ergeben, bietet eine Workation auch für Arbeitgebende die Möglichkeit, ein starkes Employer Branding für das Unternehmen zu etablieren. Die Attraktivität als Arbeitgeber steigt. Für bestehende Mitarbeitende intensiviert sich durch solche Möglichkeiten eine starke Bindung an das Unternehmen. Die Zufriedenheit wird gesteigert.

Nachteile

Enormer Planungsaufwand ist im Hinblick auf eine Workation gefragt. Eine Workation kann aber auch zu einer Verringerung der Effizienz führen. Einige Mitarbeitende mögen sich zu sehr im Urlaubsmodus befinden, wenn sie nicht im Büro arbeiten. Die Motivation ist gering, sodass ihre Produktivität leidet. Aber auch äußere Umstände, wie eine Verschiebung der Zeitzonen oder technische Schwierigkeiten können den innerbetrieblichen Ablauf und die Kommunikation mit weiteren Kolleg:innen erschweren. Sind Arbeitszeit und freie Zeit nicht konkret voneinander getrennt, kann es zu einer Verwischung der Grenzen kommen, was bei Mitarbeitenden unterbewusst Druck und Stress auslösen kann. Grundsätzlich ist nicht jede:r Mitarbeitende für eine Workation geeignet. Einige fühlen sich womöglich an fremden Orten unwohl oder mögen es nicht aus vertrauten Routinen auszubrechen. Auch Neid und Missgunst können bei den Kolleg:innen auftreten, welche weiterhin aus dem Büro aus arbeiten. Das sorgt mitunter für ein schlechteres Arbeitsklima.

Tipps für eine Workation

Abschließend möchten wir Ihnen gerne Tipps für eine gekonnte Umsetzung einer Workation in Ihrem Unternehmen an die Hand geben.

Aufklärung

Bieten Sie vorab eine Workation-Schulung beziehungsweise ein Meeting an, in welchem Sie über die Workation aufklären, bereits auf Workation gewesene Kolleg:innen ihre Erfahrungen präsentieren lassen und die Pläne für die künftige Workation vorstellen. Den Beteiligten sollte zudem genügend Raum für die Klärung ihrer Fragen gegeben werden.

Transparenz

Informieren Sie unbedingt rechtzeititg alle von einer Workation betroffenen Personen. Dazu zählen insbesondere diese, die im Büro verbleiben. Kontaktzeiten müssen geklärt und über mögliche Verzögerungen aufgeklärt werden.

Get together

Nach der Workation sollte sich das Team nochmal zusammensetzen und die gemeinsame Zeit Revue passieren lassen. Was klappte gut? Wo gibt es Verbesserungsbedarf für die nächste Workation? Auch die schönsten Erinnerungen der Kolleg:innen sind etwas worüber man gerne sprechen kann.

Extratipp

Ist die Reise die erste Workation für das Unternehmen oder Einzelpersonen, so empfiehlt es sich das Konzept zunächst in der Nähe zu testen. Auch Deutschland hat schöne Ecken und man ist in brenzligen Situationen nahe an der Heimat. Zudem sind die Kosten in diesem Fall begrenzter.

Lesen Sie hier mehr zu Erwartungen der Mitarbeitenden an den Arbeitsplatz