Innovationen

Clean-Desk-Policy

Wichtige Dokumente liegen unvorsichtig auf dem Schreibtisch? Worum es sich bei der Clean-Desk-Policy handelt, wie sie umgesetzt wird und welche Vorteile sie hat, verraten wir hier.

“Ein Genie beherrscht das Chaos.”  Wen öden diese Sprüche auch nur noch an? So sollte doch mittlerweile allen klar sein, dass eine aufgeräumte Arbeitsumgebung auch die Produktivität erhöht und die Gedanken sortiert. Hinzukommt, dass ein unaufgeräumter Schreibtisch auch einfach nicht ansehnich ist. Herumfliegende Post-its, Papierstapel und schmutzige Kaffeetassen stören nicht nur den Arbeitsfluss, sondern auch das Gesamtbild der Arbeitswelt. Vielerorts gehört die Zettelwirtschaft doch bereits der Vergangenheit an - der Trend geht hin zum papierlosen Büro. Die Digitalisierung hat aber nicht nur die Art wie wir arbeiten verändert, sondern auch wo. Homeoffice gehörte spätestens seit Corona zum Alltag und auch danach etablierten sich hybride Arbeitsformen oder eine Neugestaltung der Büroflächen setzte sich durch. Arbeiten Teile der Belegschaft zunehmend im Homeoffice, reduzieren Arbeitgebende oftmals die Anzahl der Schreibtische und rufen zum sogenannten Desk-Sharing auf. Gleichzeitig gewinnt auch die Clean-Desk-Policy an Bedeutung.

Was ist eine Clean-Desk-Policy?

Die Clean-Desk-Policy beschreibt eine Richtlinie, welche festlegt, wie die Arbeitnehmenden ihren Arbeitsplatz, etwa nach Feierabend, hinterlassen müssen. Die Regelung gibt der Belegschaft vor, den Arbeitsplatz spätestens gegen Ende des Arbeitstagses oder auch bei einem längeren Verlassen, von sensiblen Dokumenten, allen persönlichen Gegenständen, aber auch Schreibutensilien, Visitenkarten, USB-Sticks und Co. zu befreien. Auch die Sauberkeit spielt eine relevante Rolle. Hinzukommt das regelmäßige Entleeren des Papierkorbs. Die Clean-Desk-Policy lässt sich im übrigen auch auf Schränke, Container und Co. ausweiten, vor allem aber auch auf die technologischen Geräte. Hierzu zählt beispielsweise das korrekte Abmelden vom Laptop bevor man den Schreibtisch verlässt und das Eingeben des Passworts vor dem Start der Arbeit.

Clean Desk Policy und Desk Sharing

Insbesondere in Büros mit geteilten Schreibtischen und Arbeitsplätzen ist die Regelung für aufgeräumte und saubere Schreibtische von Relevanz. Um die Arbeitsutensilien ohne Zeitverlust und ganz unkompliziert an einem beliebigen Schreibtisch aufschlagen zu können, ist es nötig, dass diese von den Vorgänger:innen ordentlich hinterlassen wurden. 

Wofür dient die Clean-Desk-Richtlinie?

Eine Richtlinie zur Ordnung und Sauberkeit von Arbeitsplätzen? Das mag vielleicht etwas kleinkariert klingen, doch die Clean-Desk-Policy dient einerseits der Sicherheit, insbesondere vor Externen, sowie der Förderung einer angenehmen Arbeitsumgebung. 

Wie sieht es aus mit Datenschutz?

Auch in Zeiten von Cloud-Lösungen bewahren wir noch immer physische Informationen an unserem Arbeitsplatz auf. Das können ganz banal die Passwörter mit Zugängen zum Unternehmenswiki sein, ausgdruckte Unterlagen oder aber auch das während der Mittagspause auf dem Schreibtisch liegengelassene Job-Handy. Alle herumliegenden Informationen bergen mitunter ein großes Risiko von Dritten aufgegriffen zu werden. Das mag intern erstmal nicht so schlimm sein, schließlich arbeitet man innerhalb des Teams recht transparent. Doch was ist mit Besucher:innen, Kund:innen oder selten auch Kolleg:innen mit negativen Absichten? Personenbezogene Daten gilt es zu schützen und das Risiko durch Verlust oder Beschädigung zu minimieren. Die Clean-Desk-Policy trägt damit maßgeblich zum Datenschutzkonzept des Unternehmens bei. So ist sie auch für die Einhaltung der ISO 27001-Norm für Informationssicherheit relevant.

Worin liegen die Vorteile einer Clean-Desk-Richtlinie?

Die Clean-Desk-Policy reduziert das Risiko der Verbreitung sensibler Informationen und stärkt gleichzeitig die Aufmerksamkeit und Achtsamkeit der Belegschaft. Selbst Geburtstagskarten mögen harmlos erscheinen, dabei kann mit Ihrem Geburtsdatum sowie Ihrem vollständigen Name bereits eine Menge angestellt werden. Die Clean-Desk-Policy bietet zudem die Möglichkeit umweltfreundlicher zu agieren. Sollten Sie die Zettelwirtschaft auf den Schreibtischen im Rahmen halten, ist es möglich auf digitale Unterlagen und Dokumente zu setzen. Diese lassen sich ebenfalls gut ablegen und organisieren und bieten den Vorteil, Papier einzusparen. Eine Digitalisierung der Buchführung etwa bietet durchaus große Vorteile und vereinfacht Arbeitsabläufe. Mehr lesen Sie hier. Natürlich machen aufgeräumte und ordentliche Schreibtische und Ablagemöglichkeiten ohnehin einen wesentlich besseren und professionelleren optischen Eindruck von der gesamten Arbeitswelt – insbesondere, wenn Kund:innen im Haus sind. Ein weiterer Vorteil liegt in der eingesparten Zeit, die in vielen Fällen mit dem Suchen von relevanten Unterlagen einhergeht. Müssen physische Dokumente jedoch immer abgeheftet werden, lassen sich diese in der Regel auch schneller in den für sie vorgesehenen Ordnern wiederfinden. Ordnung schafft außerdem Ruhe. Man kann sich ganz einfach auf die Arbeit konzentrieren, Ablenkungen werden reduziert. 

Nicht alles Gold was glänzt?

Wiederum andere sehen sich mit einer externen Vorgabe im Rahmen der Clean Desk Policy in ihrer Kreativität gestört. Zudem möchten manche ihre Arbeitszeit nicht mit Aufräumen verbringen (schließlich kann man das auch zu Hause). Doch das Ordnung halten dient hier klar dem Gemeinwohl. Gegenseitige Rücksichtnahme ist im Team von großer Wichtigkeit. Grundsätzlich ist die Frage der Clean-Desk-Policy auch eine Frage der Branche. Insbesondere in Unternehmen mit hohem Kund:innenverkehr, gilt es mit vertraulichen Informationen sorgsam umzugehen.

Wie wendet man eine Clear-Desk-Policy an?

Die Grundprinzipien der Clean-Desk-Policy sind wenig komplex, doch müssen die Richtlinien klar kommuniziert werden. 

Maßnahmen für Mitarbeitende könnten beispielsweise folgende sein:

  • Der Schreibtisch wird am Ende des Arbeitstages aufgeräumt.
  • Ausdrücke dürfen nicht im Drucker vergessen werden.
  • Papiere und weitere Dokumente, welche nicht mehr benötigt werden, gilt es zu vernichten. 
  • Sensible physische Dokumente werden in abgeschlossenen Schubladen untergebracht. 
  • Computer, Tablets und weitere technische Geräte sollten passwortgeschützt sein. 

Damit Mitarbeitende die Maßnahmen auch wirklich befolgen, ließe sich die Richtlinie auch vertraglich festhalten. 

Eine-Clean-Desk-Policy etablieren

Um eine Clean-Desk-Richtlinie im Unternehmen oder Abteilung durchzusetzen, gitl es seitens der Arbeitgebenden auch die entsprechenden Voraussetzung zu schaffen. Wichtig ist es die geplante Regelung frühzeitig zu kommunizieren und die Mitarbeitenden auch in den Entscheidungsprozess für die neuen Maßnahmen einzubeziehen. Ist dies geschehen, sollten die Maßnahmen schriftlich festgehalten werden. Um die Clean-Desk-Policy einfach durchsetzen zu können, kann die Belegschaft etwa angeleitet werden, auf Drucken zu verzichten. Mit einer Signatur am Ende einer E-Mail, die an das Vermeiden von Ausdrucken appelliert wird an das Papiersparen erinnert. Um sensible Dokumente oderntlich und sicher zu verstauen, müssen entsprechende Möglichkeiten an Mobiliar vorhaden sein. Dazu zählen abschließbare Rollcontainer, Schränke und so weiter. Je nach dem wie streng Sie mit der Umsetzung der Clean-Desk-Policy umgehen möchten, empfiehlt es sich anfangs eine:n Verantwortliche:n zu finden, der oder die das Aufräumen am Ende des Arbeitstages kontrolliert und auf mögliches Fehlverhalten hinweist. Um Anreize zu schaffen, können Mitarbeitende, die sich gut engagieren belohnt werden. Mit Erinnerungshilfen wie etwa Postern auf der Arbeitsfläche oder einer Rundmail, werden die Arbeitnehmenden zudem an die neue Leitlinie erinnert. Natürlich gilt es auch, dass das Management als gutes Vorbild vorangeht.

Das können Mitarbeitende tun

Aussortieren

Um das Einhalten der Clean-Desk-Policy zu erleichtern und die jeweilige Aufräumzeit zu verkürzen, empfiehlt es sich vorab auszumisten. Befreien Sie Ihren Schreibtisch von unnötigen Gegenständen und nutzen Sie nur solche, die Sie auch wirklich täglich in Gebrauch haben.

Ein System einführen 

Haben Sie noch tagtäglich mit haptischen Dokumenten zu tun, sollten Sie sich ein gutes System für Ihre Ablage überlegen, um Papierchaos zu vermeiden. Gleiches gilt natürlich auch für das Digitale. 

Ordnung und Sauberkeit

Am Ende des Arbeitstages wird der Arbeitsplatz ordentlich aufgeräumt. Alle Gegenständen nehmen wieder ihren ursprünglichen Platz ein. Insbesoderen dann, wenn Sie sich einen Schreibtisch mit anderen teilen, ist dessen Sauberkeit enorm wichtig. 

Routine entwickeln

Lassen Sie das Ordnen Ihres Arbeitsplatzes im Alltag zur Routine werden. Planen Sie beispielsweise jeden Tag fünf Minuten vor Feierabend ein, um Ihren Bereich zu ordnen. Halten Sie sich daran. Überlegen Sie zudem auch zu Beginn Ihres Arbeitstages, welche Utensilien Sie für die heutigen Aufgaben benötigen und legen Sie dann auch wirklich nur diese auf den Tisch. Nicht unbedingt relevante Unterlagen lassen Sie weggeschlossen.

Clean Desk Policy im Homeoffice

Zwar ist das Chaos auf dem Schreibtisch innerhalb der eigenen vier Wände den Arbeitgebenden egal, dennoch sollte die Clean Desk Policy im Hinblick auf vertraute Dokumente auch im Homeoffice unbedingt eingehalten werden. Viele Mitarbeitende haben zu Hause kein eigenes Büro, Schreibtische stehen oftmals auch im Wohnraum. Verkehren dort auch Drittpersonen kann es mitunter kritisch werden. Geht es um Datenmissbrauch können Arbeitnehmende im schlimmsten Fall sogar haftbar gemacht werden.

Neben dem verbesserten Einhalten von Sicherheits- und Datenschutzvorschriften können Clean-Desk-Richtlinien auch neue Arbeitsformen unterstützen. So wird die Policy insbesondere auch den hybriden Modellen gerecht, in welchen sich mehrere Mitarbeitende Schreibtische teilen. Wir beraten Sie gerne bei der Gestaltung Ihrer Arbeitswelt für moderne Arbeitsmodelle. 

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