Kreatives

Leidensthema Prokrastination

Trödeln tun wir alle ab und an und auch ablenken lassen wir uns am Arbeitsplatz gerne. Doch was, wenn das ständige Aufschieben von Aufgaben zur Belastung wird?

Insbesondere unliebsame Aufgaben wie die Steuererklärung, das Schreiben einer Hausarbeit oder Rasenmähen schieben wir gerne vor uns her. Auch im Berufsleben gibt es Tätigkeiten, die zwar wichtig, aber nicht unbedingt angenehm sind. Irgendwann müssen diese Arbeiten aber trotzdem erledigt werden. Nimmt das Aufschieben allerdings solche Ausmaße an, dass Sie im privaten und insbesondere beruflichen Bereich unter ihr leiden, kann das zu einem ernsthaften Problem werden. Wichtig ist, dieses zu erkennen und sich nicht selbst als faul abzustempeln. 

Was ist Prokrastination?

Der Begriff Prokrastination stammt ursprünglich aus dem Lateinischen und bedeutet übersetzt etwa “Vertagung”. Bei der Prokrastination handelt es sich um ein erlerntes Verhalten, welches durch Vermeidung von scheinbar unangenehmen Tätigkeiten verstärkt wird. Aufgaben, welche fest eingeplant waren, werden in diesem Kontext nicht erledigt. Dabei zeigt sich Prokrastination sowohl im privaten, als auch im akademischen und beruflichen Bereich.

Welche Arten von Prokrastination gibt es?

Pathologische Prokrastination

Die Pathologische Prokrastination beschreibt ein zwanghaftes Aufschieben, welche sich zunehmend in einer Arbeitsstörung wiederspiegelt. Professionelle Hilfe ist ratsam, wenn sich die Prokrastination in diesem Umfang äußert. 

Akademische Prokrastination

Haben Aufgaben eine weit entfernt liegende Deadline oder einen langen Erledigungszeitraum handelt es sich oft um To Dos im akademischen Kontext. Die Prüfungsvorbereitung oder die Fertigstellung von Präsentationen kann insbesondere bei Studierenden Prokrastination hervorrufen. 

Administrative Prokrastination

Bei der administrativen Prokrastination werden insbesondere behördliche und bürokratische Aufgaben aufgeschoben. 

Funktionale Prokrastination

Die Funktionale Prokrastination ist mit einem strategischen Abwarten zu beschreiben. Prokrastinierende hoffen bei dieser Form auf eine Verbesserung der eigenen Handlungsoptionen. 

Welche Ursachen hat Prokrastination?

Das Verhalten kann angelernt sein und eine Vermeidungstaktik bedeuten. Darüber hinaus kann aber auch eine pathologische Angststörung hinter der Prokrastination stecken. Prokrastination ist vor diesem Hintergrund als Symptom einer Krankheit einzustufen und sollte ärztlich behandelt werden. 

Das Prokrastinations-Paradoxon

Wir Menschen nehmen gerne den vermeintlich einfachsten und kürzesten Weg, um Energie zu sparen. Das Umgehen der eigentlichen Aufgabe, die scheinbar viel Energie kostet, erscheint uns dabei leicht. Doch das ist nicht der Fall. Mit jeder Aufgabe, die wir aufschieben steigt unser schlechtes Gewissen und der Berg an unerledigter Arbeit wächst ohnehin. 

Was fördert die Prokrastination?

Eine unrealistische Planung und das Setzen falscher Prioritäten sind oft der Ausgangspunkt einer Prokrastination. Auch ein schlechtes Zeitmanagement kann das Aufschieben fördern. Weitere Faktoren sind eine schlechte Konzentrationsfähigkeit, Versagensangst oder eine allgemein abgeneigte Haltung gegenüber der Aufgabe. Ob wir eine Aufgabe wirklich ausführen oder sie lieber aufschieben, hängt unter anderem von der aktuellen Stimmung und einer Kosten-Nutzen-Abwägung zwischen “sofort und später erledigen” ab. Hinzu kommt die Verlockung durch einfachere Aufgaben, aber auch Ablenkungen wie Scrollen am Smartphone.

Welche Folgen hat Prokrastination?

Grundsätzlich führt Prokrastination zu einer schlechteren Performance. Der Startzeitpunkt für die To Dos verlagert sich mit ihr nach hinten, die Deadlines der meisten Aufgaben jedoch nicht. So haben wir insgesamt oft weniger Zeit, um Aufgaben zu bearbeiten, was zu einem unsauberen und schlechteren Endergebnis führen kann. Prokrastination verhindert nicht, dass unsere Gedanken sich nicht trotzdem um die eigentliche Aufgabe drehen. So sind wir durch das Aufschieben in der Regel unzufriedener und entwickeln ein schlechtes Gewissen. 

Ist Prokrastination eine Krankheit?

Prokrastination kann durchaus als Bestandteil psychischer Erkrankungen wie Depression oder Angststörungen vorkommen. Weiterhin zeigt sie sich beispielsweise auch bei ADHS. Eine eigenständige Krankheit beschreibt Prokrastination aber bislang nicht. Dennoch können Prokrastinierende körperliche und psychsichen Leiden zeigen. Sie sind unter anderem häufig gestresster oder leiden unter Schlafstörungen. Wird das Aufschieben von Aufgaben chronisch, kann dies durchaus belastend sein und das Auftreten von etwa Depressionen begünstigen. In diesem Fall lohnt es sich, sich externe Hilfe einzubeziehen, beispielsweise in Form einer Verhaltenstherapie oder Beratung. Grundsätzlich ist Prokrastination als ein angelerntes Verhalten zu deuten, welches auch wieder “verlernt” werde kann. 

Eine konkrete Therapie gegen Prokrastination ist  in den wenigsten Fällen wirklich nötig. Um die Prokrastination im Arbeitsalltag zu überwinden, reichen in der Regel auch kleine Tricks und Anregungen, welche die Routine durchbrechen und uns helfen, endlich anzufangen. Dennoch ist dies individuell zu betrachten und von Person zu Person unterschiedlich.

Welche Tipps helfen gegen Prokrastination im Arbeitsalltag?

Die Frage nach dem Warum

Stellen Sie sich einmal selbst die Frage, warum Sie gerade diese Aufgabe aufschieben und sich stattdessen mit etwas anderem beschäftigen. Liegt es an der Aufgabe oder hat es einen anderen Hintergrund? Handelt es sich vielleicht um eine Gewohnheit, wie beispielsweise vor Beginn eines neuen To Dos zunächst zur Kaffeemaschine zu gehen, oder sind Sie vielleicht mit Ihrer derzeitigen Position nicht glücklich? Hintergrundforschung deckt Muster auf und bildet einen ersten Schritt diese zu durchbrechen.

Gute Planung

Eine präzise To Do-Liste hilft Ihnen nicht den Überblick zu verlieren und sich in weniger wichtigen Aufgaben zu verzetteln. Priorisieren Sie die Aufgaben schon bei Erstellung der Liste. Weiterhin hilft es, große Aufgaben und Projekte in kleinere Unteraufgaben zu teilen. Ist ein Ende in Sicht, stellt sich schneller ein Erfolgserlebnis ein. Haken Sie erledigte To Dos ab, je mehr Häkchen Sie setzen können, desto höher ist Ihre Motivation.

Nehmen Sie sich aber auch nicht zu viel vor. Insbesondere, wenn Sie aus einer Phase starker Prokrastination kommen, können zu viele Erledigungen überfordernt wirken und Widerstand hervorrufen. Bleiben Sie daher mit Ihrem Aufgabenpensum realistisch.

Zeitmanagement

Ein gutes Zeitmanagement ist das A und O, wenn es um Ablegen von schlechten Gewohnheiten geht. Planen Sie für Ihre Aufgaben genügend Zeit und jeweils einen kleinen Puffer ein. Auch die Timeboxing-Methode kann hier hilfreich sein. So kommen Sie nicht in Eile, wenn es doch einmal länger dauern sollte oder Sie ein mal in alte Muster verfallen sollten. Haben Sie einen Zeitplan für den Tag oder die Woche aufgestellt, beginnen Sie sofort mit dem Abarbeiten Ihrer Aufgaben, ohne lange darüber nachzudenken. Im Idealfall starten Sie mit der unangenehmsten Aufgabe, dann haben Sie die Arbeit mit der höchsten Aufschiebegefahr, direkt von Beginn an eliminiert. 

Gedanken

Versuchen Sie Aufgaben positiv zu formulieren und sich selbst weniger Druck zu machen. Verdeutlichen Sie sich aber auch die Konsequenzen, die ein Aufschieben der Aufgabe nach sich zieht. Dies sorgt zwar für einen zusätzlichen Druck, hilft Ihnen aber auch Wichtiges von Unwichtigem zu trennen und treibt Sie an.

Belohnen Sie sich

Geben Sie sich selbst kleine Goodies nach dem Erledigen von Aufgaben. Ein leckerer Snack, eine Pause an der frischen Luft,..

Hochphasen nutzen

Beobachten Sie sich einmal selbst im Arbeitsalltag. Wann sind Ihre Hochphasen? Wann arbeiten Sie am konzentriertesten? Nutzen Sie diese Zeiten, um anspruchsvolle und wichtige Aufgaben abzuarbeiten. In weniger starken Leistungsphasen lassen sich dann Routineaufgaben und leichtere To Dos erledigen.

Kein Multitasking, keine Unterbrechungen

Multitasking macht Sie nicht produktiver. Vielmehr verzetteln Sie sich in gleichzeitig begonnenen Aufgaben und stressen sich zusätzlich. Fokussieren Sie sich stattdessen auf eine (Unter-)Aufgabe und beenden diese bevor Sie mit einer weiteren beginnen. Unterbrechen Sie die effektive Arbeitszeit ebenfalls nicht. Das heißt nicht, dass Sie keine Pause machen sollen (etwa fünf Minuten nach 25 Arbeitszeit), Ihre Arbeit sollte allerdings nicht für Ablenkungen wie E-Mails checken und Co. unterbrochen werden. 

Gemeinsam statt alleine

Suchen Sie sich Kolleg:innen, welche Sie bei Ihrer Arbeit begleiten und an Deadlines oder Präsentationstermine erinnern. Weiterhin motiviert es ungemein im Team zu arbeiten. Plus: sind die anderen fleißig, ist die Versuchung beispielsweise ans Smartphone zu gehen weniger hoch.

Seien Sie bei alldem geduldig mit sich selbst und verzeihen Sie sich Ihr vergangenes Verhalten. Es bringt nichts, sich über das frühere Aufschieben der Aufgaben zu ärgern. Nun gilt es, aus dem Verhalten zu lernern und es für die Zukunft zu überarbeiten.

Typische Prokrastinations-Situationen und Lösungsansätze

Blitzblank bitte

Ein ordentliches Umfeld ist in der Regel nicht das wichtigste, kommt es aber zu einer Deadline oder einer unliebsamen Aufgabe muss der Arbeitsplatz zunächst blitzblank gemacht werden. Also wird der Geschirrspüler in der Büroküche eingeräumt, Unterlagen vom Schreibtisch sortiert…Hier blickt Überforderung durch. Man weiß in Anbetracht des großen Projektes gar nicht, wo man anfangen soll. In diesem Fall lohnt es sich zunächst einen Überblick zu verschaffen. Was muss bis wann gemacht werden? Die große Aufgabe kann dann in kleinere Tasks unterteilt werden, die schneller fertigzustellen sind. So macht sich nach jeder Unteraufgabe ein Erfolgserlebnis breit, Sie verlieren den Überblick nicht und fühlen sich weniger überfordert.

Kurz vor Schluss

Der Arbeitsalltag geht seinen Gang, man trödelt vor sich hin bis Ihnen einfällt, dass die Abgabe der wichtigen Aufgabe ja schon nächste Woche ist. Panik macht sich breit und geht auch nicht mehr weg. Vor lauter Sorge, die Arbeit nicht mehr in der restlichen Zeit zu schaffen, verrenen SIe sich in der Angst und bekommen erst recht keinen Anfang. Die Ursache für dieses Verhalten liegt in der Regel in einem schlechten Zeitmanagement begründet. Prioritäten setzen ist hier besonders wichtig.

Multitasking

Arbeiten Sie gerade an einer Sache, fällt Ihnen direkt ein weiteres To Do ein, um welches man sich kümmern könnte. Am Ende des Tages sammeln sich mehrere begonnene Aufgaben und keine davon wurde korrekt beendet. Tiefe Konzentration scheint hier nicht gegeben. Es gilt nun, sich aktiv zu fokussieren und Multitasking ab sofort zu vermeiden. 

Keep scrollin’

Das Handy am Arbeitsplatz ist eine große Ablenkungsgefahr. Insbesondere mit der Nutzung von Social Media lässt sich schnell die Zeit vergessen. Auch das regelmäßige Checken des E-Mail-Postfachs kann durchaus ausarten. Im besten Fall nimmt man das Mobiltelefon gar nicht erst mit an den Schreibtisch. Ist dies jedoch aufgrund von beispielsweise Anrufen nicht möglich, lässt sich für bestimmte Apps ein Timer einstellen, welche die Nutzungsdauer beschränken.

Was verändert sich mit dem Ende des Prokrastinierens?

Hören wir mit dem Prokrastinieren auf, dürfte sich recht schnell eine Verbesserung unseres Wohlbefindens einstellen. Das schlechte Gewissen plagt uns nicht mehr, wir fühlen uns weniger gestresst und werden unseren Aufgaben zeitlich eher gerecht.

 

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