Papierloses Büro - Schritt für Schritt zu mehr Digitalität

Eine Studie zeigt: noch immer prägen Drucker die Bürolandschaft. Dabei ist die Entwicklung zum papierlosen Büro ein wichtiger Schritt in Richtung Nachhaltigkeit.

Zu welchen Ergebnissen gelangt die Studie?

Eine von HP in Auftrag gegebene YouGov-Studie zum Umgang mit Druckern gibt Einblicke in die Arbeitswelt. 88 Prozent der Befragten vertreten die Meinung, dass Drucker in keinem Büro fehlen dürfen. 67 Prozent sind sich einig, dass ein vollständig digitales Büro zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht realisiert wird. So sehen 63 Prozent der Studien-Teilnehmenden weiterhin eine Berechtigung für Drucker. Mitarbeitende drucken sowohl im Homeoffice als auch im Büro vor Ort regelmäßig, 47 Prozent sogar mehrmals täglich.

Was wird gedruckt und wieso?

Interessant ist, dass es sich dabei vor allem um Informationsmaterial oder Dokumente zur Vorbereitung auf die eigene Arbeit handelt. Dies diene insbesondere der Sicherheit. Sollte der Laptop in der Präsentation doch einmal versagen, habe man so noch etwas Handfestes, auf das man sich verlassen könne. 83 Prozent der Arbeitnehmenden vertreten die Meinung, dass das Drucken ihren Arbeitsalltag erleichtere. Dateien, welche zu Archivierungszwecken ausgedruckt werden, wie etwa Verträge, nehmen ebenfalls einen großen Teil ein. Hinzukommen Rechnungen und Lieferbestätigungen.

Welche Geräte sind beliebt?

Derzeit seien insbesondere Multifunktionsgeräte für das Heimbüro, aber auch für Unternehmen beliebt. Diese verfügen neben der Druck- auch über eine Scan- und Kopiermöglichkeit. So nutzen knapp 70 Prozent der Mitarbeitenden regelmäßig einen Scanner und Kopierer. Tatsächlich faxen darüber hinaus 21 Prozent der Befragten weiterhin regelmäßig Dokumente. Multifunktionale Geräte verschlanken hier die Arbeitsabläufe und sorgen für mehr Platz im Büro. Insbesondere jungen Mitarbeitenden ist im Kontext der Geräte auch eine Funktion für Dokumentenmanagement wichtig. Für diese Geräte sind Datenschutzlösungen und Systeme für Sicherheit nun unerlässlich.

Nachhaltigkeit und Digitalisierung immer mehr nachgefragt

Obgleich der Drucker weiterhin fester Bestandteil der Arbeitswelt zu sein scheint, ist nicht von der Hand zu weisen, dass wir uns in einem absoluten Zeitalter der Digitalisierung befinden. Digitale Technologien ermöglichen uns hybrides Arbeiten von überall auf der Welt. Hierfür sind jedoch unkompliziert von überall abrufbare Dokumente unerlässlich, digitale Cloud-Lösungen gewinnen rasant an Bedeutung und werden die bisherigen Antiquarsysteme mit Ordnen und Heftern in Zukunft mehr und mehr ablösen. Derzeit sollen Druckersysteme mit einer Dokumentenmanagementfunktion die klassische Papierbasierte Bürolandschaft mit der neuen digitalen Arbeitswelt verbinden. Hinzu kommt eine zunehmende Bedeutung der Thematik Nachhaltigkeit. Demnach wünschen sich 54 Prozent der Studienteilnehmenden ein stärkeres Engagemen in diesem Bereich. Auch Druckerherstellende müssen hier ansetzen. Recycelte Materialien und der Energieverbrauch dürften hier eine große Rolle spielen.

Der Umgang mit dem Papier…

Weniger Drucker im Einsatz und stattdessen vielleicht ein Multifunktionsgerät für die komplette Abteilung kann zu weniger Energieverbrauch beitragen und den ersten Schritt in Richtung papierloses Büro ebnen. Dennoch benötigen auch die multifunktionalen Drucker ganz klassisch Druckerpapier. Doch woher kommt dieses eigentlich?

Tagtäglich werden weltweit Bäume gefällt. Knapp jeder fünfte Baum wird laut Umweltbundesamt für die Papierherstellung verwendet. In Deutschland müssen circa 80 Prozent des für die Papierherstellung benötigten Zellstoffes importiert werden. Insgesamt werden für industriell verarbeitetes Holz 20 Prozent der Bäume aus Urwäldern verwendet. Ein Großteil des nach Deutschland importierten Holzes stammt zwar aus Finnland oder Schweden, aber auch hier werden mitunter ursprüngliche Wälder abgeholzt. Weitere Länder aus welchen wir Holz beziehen sind Kanada oder Brasilien. Nicht nur die langen Transportwege auch die Rodung von ursprünglichen Waldbeständen und der Umgang mit den Menschen vor Ort sorgen für Problematiken im Hinblick auf ökoligsche und soziale Nachhaltigkeit. Wenn Papier verwendet wird, sollte unbedingt auf das Zeichen “Blauer Engel” geachtet werden. Druckerpapier mit dieser Zertifzierung besteht aus Altpapier. In der Herstellung wurde zudem im Vergleich zur Produktion mit Frischfasern in etwa 60 Prozent Energie sowie 70 Prozent Wasser eingespart. Bleiche und umweltschädliche Chemikalien wurden im Herstellungsprozess ebenfalls ausgelassen. Noch besser ist es natürlich so gut es geht auf Papier im Arbeitsalltag zu verzichten.

Was ist das papierlose Büro?

Im papierlosen Büro wird so weit wie möglich auf papierbasierte Prozesse verzichtet. Arbeitsprozesse und auch die Buchhaltung werden digitalisiert. Statt wie herkömmlich alle Dokumente, Lieferbescheinigungen und Rechnungen ausgedruckt abzuheften wird ein Cloudsystem oder eine andere Form des internen Datenmanagements angelegt. Grundsätzlich soll kein Papier mehr verwendet werden, wo es nicht zwingend notwendig ist.

‍Welche Vorteile hat das papierlose Büro?

Das papierlose oder papiereinsparende Büro schont nicht nur unsere Mitwelt, sondern sorgt auch für effizientere Arbeitsabläufe. Die gesamte Belegschaft hat einfach und unkompliziert Zugriff auf die Datenbank des Unternehmens und gelangt daher nicht über Umwege an relevante Dokumente. Auch die Zusammenarbeit mit externen Personen wie Partner:innen oder Kund:innen wird durch schnell versendete E-Mails, PDF-Dateien und Co. vereinfacht. Hinzu kommt natürlich eine Senkung der Kosten für den Versand von Briefen und Unterlagen, aber auch das Drucken. Die Umstellung auf ein papierloses Büro bedeutet zunächst eine Herausforderung, doch langfristig kann ein gesamtes Unternehmen von der Reduktion der analogen Arbeitsweise profitieren. ‍

Wie wird das Büro papierlos?

Der Umzug in das papierlose Büro muss vorab gut organisiert werden, dann steht einer Umstellung in der Regel nichts mehr im Wege.

Schritt 1: Dokumente ordnen

Im ersten Schritt müssen bereits digitale Dokumente geordnet und sortiert werden. Hierzu zählen Rechnungen, Steuer, Produkte, Mitarbeitende, Daten von Kund:innen und so weiter. Wichtige, noch analoge Dokumente müssen mittels Scan digitalisiert und ebenfalls eingeordnet werden. Eine interne Cloud-Lösung bietet sich hier an. Wichtig ist auch, dass alle Mitarbeitenden Zugang zu den für sie relevanten Unterlagen haben. ‍Die Ordnerstruktur sollte stets einheitlich bleiben, damit sich alle schnell zurecht finden.

Tipp: im Vorfeld muss unbedingt der Zeitpunkt und die personelle Besetzung für die Umstrukturierung geplant werden. Eine solche Umstellung dauert und muss sorgsam mit ausreichend Personal durchgeführt werden. Gleichzeitig darf darunter keinesfalls das Tagesgeschäft leiden.

Schritt 2: Konsequent bleiben

Auch wenn der Anfang schwer und insbesondere das Digitalisieren älterer Dokumente mühsam ist, lohnt es sich dran zu bleiben. Auf lange Sicht bietet das papierlose Büro einige Vorteile. Neue Daten sollten der einfachkeithalber direkt erfasst werden. Notizen können am Tablet gemacht werden, das Protokoll während eines Meetings lässt sich am Laptop mitschreiben und direkt im Cloudsystem hochladen, Verträge zwischen Unternehmen oder Kunden werden als PDF versendet, etc.

Tipp: Ein qualitativ hochwertiger Scaner ist unersetzlich, wenn es um das Digitalisieren und digitale Abspeichern von Dokumenten geht. Achtung: nicht benötigte Unterlagen nicht einfach wegwerfen, sondern an einem zentralen Ort für alle als Schmierzettel für Notizen bereitstellen.

Schritt 3: Weitere Prozesse digitalisieren

Weiterhin gilt es auf dem Weg zu einem papierlosen Büro weitere Arbeitsprozesse zu digitalisieren. Dies kann die Koordination der Mitarbeitenden betreffen, das Rechnungswesen, die Projektplanung, Terminabsprachen, Raumreservierungen und so weiter. Auch klassische Post-its lassen sich einfach durch digitale Notizen ersetzen.

Auch wenn die aktuelle Arbeitswelt noch einen längeren Weg in Richtung papierloses Büro vor sich hat, so ist es doch im Sinne unserer Umwelt und auch aus Unternehmensinteresse mehr Papier einzusparen und Arbeitsabläufe sowie das Dokumentenmanagement zunehmend zu digitalisieren.

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