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Kreatives

Mit einem Open Space Büro zu New Work?

Das Open Space Büro wird zunehmend bekannter. Doch was bringt es Unternehmen und inwiefern fördert es New Work?

Definition: Was ist ein Open Space Büro?

Das Open Space Büro (auch Multi-Space Büro) realisiert ein modernes Konzept des Großraumbüros. Auf möglichst großen Flächen arbeiten Mitarbeitende oftmals unabhängig von ihrer Position und Abteilung zusammen. Feste Wände gibt es in der Regel keine. Der Arbeitsplatz wird häufig jedoch je nach Funktion und zu erledigender Aufgabe in unterschiedliche Bereiche unterteilt. Das Ziel dieser Büroform ist die Förderung von Flexibilität und Kollaboration.

Wie gestaltet sich ein Open Space Büro?

Die mit den Open Space Büros einhergehende Flexibilität kann nur durch eine professionelle und durchdachte Gestaltung des Großraumbüros garantiert werden. Das moderne Bürokonzept sieht in der Regel keine festen Arbeitsplätze vor. Stattdessen können Mitarbeitende die Umgebung je nach Bedarf wechseln. Das großflächige Büro gliedert sich in verschiedene Arbeitsbereiche, welche sich für unterschiedliche Anforderungen eignen. So soll das Arbeitsumfeld etwa Rückzugsbereiche für konzentrierte Einzelarbeit und bewusstes Abschalten bieten, aber auch Treffpunkte und Kreativbereiche, an welchen Kolleg:innen zwanglos zusammenkommen und sich austauschen können. Solche Gespräche regen die Kreativität und Ideenfindung an. Realisiert werden können diese Treffpunkte unter anderem durch Bereiche in Form sogenannter Workcafés. Auch für Meetings in der Gruppe bieten Open Space Büros entsprechende Bereiche. Leicht abgeschirmte Meetingräume oder durch ein intelligentes Trennwandsystem abgegrenzte Ecken bieten sich für effiziente Gruppenarbeiten an. 

Neben dem Mobiliar ist auch die Farbgestaltung ein wichtiger Aspekt. Farben haben unterschiedliche Wirkungen, die sich für die entsprechenden Bereiche innerhalb des Open Space gekonnt einsetzen lassen. Auch die Beleuchtung und Akustik spielen eine keineswegs zu vernachlässigende Rolle bei der Gestaltung. Mehr zur Planung von Open Space Büros erfahren Sie in diesem Beitrag. Weiterhin sind unsere Expert:innen Ihnen beim Thema Open Space Büro einrichten gerne behilflich.

Wichtig ist, dass Mitarbeitende die entsprechenden Zonen klar in ihren Funktionen unterscheiden können. Nur so ist eine optimale Nutzung des Raums während der Arbeitszeit garantiert. Verschiedene Farbgebungen oder unterschiedliche Stile helfen dabei. Aber auch die Einrichtung selbst gibt Aufschluss über die vorgesehene Nutzung des Bereichs. Einzelarbeitsplätze deuten eher auf eine Zone für konzentriertes Arbeiten hin als es etwa bunte Sitzsäcke tun würden. 

Flexibilität im Open Space Büro

Ein Open Space Office bietet einen besonders hohen Grad an Flexibilität. Die Belegschaft ist in ihrer Art und Weise zu arbeiten nahezu uneingeschränkt. Durch das vielfältige Angebot der Gestaltungsbereiche können Mitarbeitende entsprechend ihren Bedürfnissen arbeiten und dabei mehrmals am Tag den Arbeitsplatz wechseln. Mit dem eigenen Laptop und Mobiltelefon sind Mitarbeitende gut ausgestattet, um sich flexibel entsprechend den zu bearbeitenden Aufgaben in den verschiedenen Arbeitszonen zu bewegen. Dieses Gefühl von Selbstbestimmtheit am Arbeitsplatz kann die Zufriedenheit und Motivation der Belegschaft erhöhen. Die Ortswechsel sorgen für mehr Kreativität und Inspiration. Durch ruhige Zonen für fokussierte Einzelarbeit kann zudem die Konzentration der Arbeitnehmenden gefördert werden. 

Doch nicht nur die Mitarbeitenden erhalten durch diese Form des Büros mehr Flexibilität innerhalb ihres Arbeitsalltags, auch das Großraumbüro selbst wird flexibler. Dadurch, dass eine starre Einteilung in Räume und feste Strukturen vermieden werden, kann sich das Open Space Büro flexibel an die dynamische Umwelt anpassen. Mobile Raumtrenner oder leicht zu bewegendes Mobiliar passen das Büro schnell an sich ändernde Bedürfnisse des Unternehmens an. So lassen sich einzelne Arbeitszonen entsprechend der exogenen Bedingungen verändern. 

Mit einem Open Space Büro zu mehr Transparenz und Kommunikation

Ein derartiges Bürokonzept ermöglicht flache Hierarchien im Unternehmen. Wenn alle abteilungsübergreifend zusammenkommen, arbeiten Mitarbeitende unterschiedlicher Positionen nebeneinander. So wird ein offener Dialog ermöglicht und eine bunte Zusammenarbeit gefördert. Die vielseitige Kollaboration sorgt für eine kreative Ideenfindung und neue Impulse. Auch das Miteinander wird durch die innovative Büroform gestärkt. Ein ungehinderter Informationsfluss entsteht, zudem sind Mitarbeitende über die Arbeit ihrer Kolleg:innen besser im Bilde. Diese Transparenz wirkt sich besonders positiv auf die gemeinsame Projektarbeit aus und kann Missverständnisse aus dem Weg räumen. 

Bitte beachten: Grundsätzlich gilt, dass auch im Rahmen eines Großraumbüros, welches auf flexible und kommunikationsfördernde Zusammenarbeit ausgelegt ist, weiterhin genügend Rückzugsorte für Privatsphäre und alleiniges Arbeiten geboten werden.

Was gilt es im Umgang mit dem Open Space Büro zu beachten?

Neben einem professionellen und durchdachten Gestaltungskonzept sind weitere Aspekte bei der Etablierung eines Open Space Büros zu beachten.

Technische Ausstattung

Nur mit einer ausreichenden technologischen Infrastruktur lässt sich diese moderne Büroform realisieren. Mitarbeitende benötigen ihre eigenen technischen Geräte wie Laptop und Smartphone, um sich flexibel im Großraumbüro bewegen zu können. Eine Wissensdatenbank ist weiterhin hilfreich, um von überall auf entsprechende Daten zugreifen zu können. So können Mitarbeitende bei der Einzelarbeit, im Meeting oder aus dem Homeoffice relevante Unterlagen abrufen. Zonen des Zusammenkommens und des Austauschs sollten dabei mit Bildschirmen und weiteren hilfreichen Tools wie elektronischen Whiteboards ausgestattet sein. Das Arbeiten wird so noch effizienter und ein reibungsloser Informationsfluss möglich. 

Alles zu seiner Zeit

Mit der Zeit entwickelt sich eine eigene Dynamik im Großraumbüro. Abläufe und die Routinen anderer werden sichtbar und können an den eigenen Tagesablauf angepasst werden. Auch die Nutzung der einzelnen Zonen sollte mit Stoßzeiten abgeglichen werden. Mit etwas Organisation lassen sich die eigenen Aufgaben im Open Space optimal abarbeiten. 

Rücksicht

In einem Büro, in dem es keine festen Arbeitsplätze gibt, ist gegenseitige Rücksichtnahme ein Muss. Notizen und Schreibutensilien müssen unbedingt nach dem Arbeiten eingesammelt werden, die Kaffeetasse gehört gespült, der Meetingraum aufgeräumt  und so weiter. Arbeitsflächen sollten unbedingt ordentlich und sauber hinterlassen werden, damit auch die nächste Person konzentriert ihre Aufgaben erledigen kann. 

Was sind die Herausforderungen eines Open Space Büros?

Kommen Mitarbeitenden aller Hierarchieebenen zusammen und arbeiten in derselben Umgebung, können sich Arbeitnehmende vereinzelt beobachtet oder kontrolliert fühlen. Dies gilt es unbedingt zu vermeiden, indem die Absichten und auch die Vorteile des Open Space Büros von vornherein klar kommuniziert werden. Insbesondere für introvertierte Kolleg:innen bieten sich die Rückzugsorte an, um ihre Privatsphäre zu erhalten und Kraft zu tanken. Die Geräuschkulisse kann bei unkorrekter Planung einen Nachteil des Open Space Büros darstellen. Gespräche, Telefonate und Geräusche durch Geräte wirken schnell störend. Eine gute Planung der Raumakustik schafft hier allerdings bereits im Vorfeld Abhilfe. Gerne beraten wir Sie zu diesem Thema. 

Eine weitere Herausforderung des Open Space Offices stellt der Umgang mit Infekten dar. Wo viele Menschen zusammenkommen, verbreiten sich auch Erkältungen und Co. schneller. In diesem Beitrag sprechen wir über den Umgang mit Corona im Großraumbüro. 

Inwiefern bietet sich Open Space für New Work an?

Dass unsere Arbeitswelt sich wandelt, ist Fakt. Mitarbeitende arbeiten zu flexiblen Zeiten, ortsunabhängig und auch die klassischen Hierarchiestrukturen brechen allmählich auf. Leere Schreibtischwüsten aufgrund von hybridem Arbeiten werden durch diese Form des Großraumbüros vermieden. Auch die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, etwa an Projekten, wird durch die räumlichen Gegebenheiten erleichtert. Das Open Space Büro trägt einen großen Teil dazu bei, den Arbeitsablauf moderner zu gestalten und an die Gegebenheiten der aktuellen Zeit anzupassen. 

Dennoch bedarf ein Open Space Büro als Alternative zu klassischen Bürokonzepten einer sorgfältigen Planung und der Berücksichtigung vielfältiger Einflussfaktoren. Auch die Mitarbeitenden sollten bei der Gestaltung der Büroflächen ein Mitspracherecht haben. Mit BOS als kompetenten Partner an Ihrer Seite gestalten wir für Ihr Unternehmen nachhaltige, durchdachte Arbeitswelten entsprechend den Bedürfnissen Ihrer Belegschaft.

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