Innovationen
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Verschiedene Besprechungsszenarien erfordern in der modernen Arbeitswelt unterschiedliche Raumkonzepte. Flexible und hybride Besprechungsräume, die sowohl für kleine Gruppen als auch für Web-Meetings geeignet sind, sind heute unverzichtbar. Neben modernster Technik spielen Akustik, Ergonomie, Farben und Beleuchtung eine entscheidende Rolle. Die Bedürfnisse der Mitarbeitenden sollten bei der Raumgestaltung stets im Vordergrund stehen.
Im Kontext von New Work müssen wir unser Verständnis von klassischen Besprechungsräumen neu definieren. Unsere Arbeitsweise hat sich stark verändert, und damit auch die Anforderungen an den modernen Besprechungsraum im Unternehmen.
In der heutigen Zeit gibt es eine Vielzahl von Besprechungssituationen, die unterschiedliche Raumkonzepte erfordern. Dazu gehören interne Team-Meetings, Kundengespräche und wichtige Verhandlungen. Während für Vorstandssitzungen immer noch große Boardrooms benötigt werden, gibt es auch einen Bedarf an Räumen für informelle Meetings, wie etwa zwanglose Feedbackgespräche oder den kurzen Austausch zwischen Projektpartner:innen.
Moderne Besprechungsräume müssen sachliche Präsentationen, Workshops und Treffen mit Stakeholdern ermöglichen. Diese Situationen beschreiben jedoch nicht den gelebten Arbeitsalltag und stellen eher Ausnahmen innerhalb der Gesprächsszenarien dar. Die Praxis zeigt, dass meist kleinere Räume für zwei bis drei Personen oder hybride Besprechungsräume benötigt werden. Für Projektbesprechungen können auch sechser oder achter Räume notwendig sein, aber dies ist seltener und entspricht nicht den alltäglichen Gesprächssituationen.
Im Unternehmensalltag finden sich verschiedene Kommunikationssituationen, welche ein unterschiedliches Setting benötigen. Wichtig ist es, mit den modernen Besprechungsräumen vor allem den täglichen Ansprüchen gerecht zu werden. Wenn jedoch der Wunsch nach einem großen modernen Besprechungsraum besteht, sollte auch innerhalb dieser Raumlösung Varianz geboten werden, um eine wechselnde Nutzung zu ermöglichen.
Hybrides Arbeiten, bei dem Mitarbeitende neben der Arbeit vor Ort im Büro auch aus dem Homeoffice arbeiten, verlangt entsprechend moderne Besprechungsräume, die darauf abgestimmt sind, Mitarbeitende aus dem Homeoffice in Besprechungssituationen gekonnt zu integrieren. Auch mit Partner:innen, Kund:innen, etc. sind Web-Meetings in unserer Zeit absolut essentiell. Aus diesem Grund muss jeder moderne Besprechungsraum es leisten können, zum Video-Raum zu werden.
Werden in Ihrem Besprechungsraum regelmäßig Meetings via Video geführt? In diesem Fall bietet es sich an, die Raumgestaltung an das Webmeeting auszurichten, um auch digital bestmöglich einer natürlichen Meetingsituation zu entsprechen. Dazu können unter anderem die Längsanordnung bei langen Tischen und das Nebeneinandersitzen der Kolleg:innen vor Ort beitragen.
Auch die Thematik VR und Augmented Reality sollte bereits bei der Gestaltung eines modernen Besprechungsraums berücksichtigt werden, da sie sich zunehmend auch in unserem Arbeitskontext etabliert. Mehr zu VR-Technologie in der Bürowelt erfahren Sie in diesem Beitrag. Insbesondere auch für Meetings über die nationale Ebene hinaus, ist ein im Hinblick auf Webtechnologie professionell ausgestatteter Besprechungsraum unverzichtbar.
Insbesondere für Webmeetings ist eine gelungene akustische Abschottung wichtig. Der Besprechungsraum sollte im weitesten Sinne ein Raum sein. Dieser kann auch mittels Raum-in-Raum-Systemen oder Telefonboxen realisiert werden.
Traditionelle Besprechungen, Webmeetings und Präsentationen benötigen allesamt eine unterschiedliche akustische Gestaltung. Dennoch finden alle drei Formen der Zusammenkunft häufig im selben Raum statt. Eine Herausforderung zeigt sich hierbei unter anderem in der unterschiedlichen Nachhallzeit für Videokonferenzen und herkömmlichen Besprechungen. Gemeinsam mit Expert:innen gilt es hier den Raum gekonnt zu planen und optimal auf die tägliche Nutzung anzupassen, dabei aber Raum für Flexibilität zu lassen, um ihn auch an äußere Umstände anpassen zu können.
Neben einer zeitgemäßen Technik bilden die Möbel das Herzstück des modernen Besprechungsraums. In manchen Besprechungszimmern sind etwa runde Tische zu finden. Diese sollen die Zusammenarbeit optisch unterstützen. Sie geben der Belegschaft weniger das Gefühl des “Gegenüber-Sitzens” und fördern stattdessen das Miteinander und den Austausch von Ideen. Klassische Rechteckformen bieten sich dagegen für formellere Anlässe an. Hochtische im Meetingraum eignen sich vor allem für kleinere Gruppen und ein zwangloses Zusammenkommen im Stehen. Auch ist auf ausreichend Ablagefläche zu achten. Stauraum für Technik, Prospekte, Getränke und so weiter wird ebenfalls benötigt.
Bevor es zur eigentlichen Gestaltung und einem modernen Besprechungsraum Design kommt, muss zunächst analysiert werden, wie die aktuelle Situation im Unternehmen bisher ist. Wie viel Raum ist vorhanden? Welche Räume werden wie lange und von wie vielen gebucht? Gibt es auch größere Meetings und wenn ja, wie oft finden diese wirklich statt? Lohnt es sich hierfür, einen eigenen großen Raum zu bauen, wenn dieser im sonstigen Arbeitsalltag womöglich die meiste Zeit leer steht? In diesem Fall bietet sich womöglich ein Workcafé oder Atrium an, welches tagtäglich auch anderweitig genutzt werden kann.
Antworten auf diese Fragen finden sich idealerweise im Rahmen einer Mitarbeiterumfrage. Die Bedürfnisse der Belegschaft sind bei der Neugestaltung oder dem Umbau eines modernen Besprechungsraumes essentiell wichtig, schließlich sind es die Mitarbeitenden, welche die Räumlichkeiten entsprechend nutzen werden.
Neben den Nutzungsszenarien gilt es in der Analysephase auch herauszufinden, was der Besprechungsraum aussagen soll. Wie soll er von Stakeholdern gesehen werden, inwiefern findet er im Rahmen externer Besprechungen Anwendung? Mittels der Ergebnisse der Mitarbeiterumfrage und entsprechenden Workshops lassen sich Größen und Designs in Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen definieren. Für die Planung gilt festzulegen, was erhalten bleiben soll und was verändert werden muss. Mit dem bloßen Einziehen einer Wand ist es bei der Raumgestaltung eines so komplexen Themas wie Besprechungen und Kommunikation nicht getan. Neben dem Bestandsbau eröffnet die Analysephase aber auch Unterstützung bei der Suche nach einem neuen Objekt. Die Ergebnisse machen sichtbar, worauf bei der neuen Immobilie hinsichtlich Besprechungen geachtet werden muss.
Während der Planung des neuen modernen Besprechungsraums wird ein raumstrategisches Nutzungskonzept festgelegt. Ein durchdachtes und zukunftsorientiertes Raumfunktionskonzept muss den vielfältigen Anforderungen moderner Besprechungssituationen gerecht werden. Akustik, Technik, Grundergonomie, Farben und Gestaltung, all dies spielt auch hier zusammen und zeigt, was im Raum passieren soll.
Unsere Nutzung von Besprechungsräumen hat sich massiv verändert. Webcalls bilden mittlerweile einen festen Bestandteil im Arbeitsalltag. Dabei sind noch immer sehr viele Besprechungsräume nicht auf Webkonferenzen ausgerichtet. Weiterhin sind große Besprechungen in vielen Unternehmen nicht mehr fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Kurze Feedbackgespräche zwischen zwei bis drei Kolleg:innen zeigen sich im laufenden Alltag wesentlich häufiger. Auch hier gilt es jedoch immer den konkreten Bedarf zu analysieren und die abzubildende Gesprächssituation zu berücksichtigen. Telefonboxen bieten sich etwa für interne Besprechungen an, stellen aber keine adäquate Raumsituation für Meetings mit externen Personen dar.
Die konkrete Planung und die finale Gestaltung des Besprechungsraums hängt davon ab, welche Kommunikationsarten im Besprechungsraum stattfinden und wie die Nutzungsabsicht aussieht. Kreative Ideen entstehen oftmals in einer offenen Umgebung. Ein Besprechungsraum für Ideenfindung darf daher gerne größer sein, um den Gedanken freien Lauf zu lassen. Auch die Möbel können hier unterstützen und neue Szenarien schaffen. Fahrbare Tische und rollbare Stühle statt Freischwinger, gerne auch stapelbar, um mehr Platz und Variation zu schaffen und aktiv gestalten zu können. Kleinere Räume bieten sich dagegen eher für aktive Diskussionen und Besprechungen im herkömmlichen Sinne an. Lange Tafeln eignen sich für Zweiergespräche und Kleingruppengespräche weniger und sind in diesen Fällen nicht kommunikationsfördernd. Die Mitarbeitenden fühlen sich womöglich verloren. Eine ungemütliche Atmosphäre entsteht und Platz würde verschenkt werden.
Oftmals sind bauliche Gegebenheiten nicht veränderbar, ein individuelles Raumkonzept unterstützt dann bei der Raumanpassung an die jeweiligen Bedürfnisse der Belegschaft und des Unternehmens. Mit einer entsprechenden Einrichtung und intelligenten Bürotrennwandsystemen kann man hier viel bewirken. Unsere Expert:innen helfen Ihnen gerne bei der Konzeption Ihrer Arbeitswelt, damit Ihr Besprechungs- und Konferenzraum die Funktionalität und Atmosphäre erhält, die Sie für Ihren Arbeitsalltag benötigen.
Für das Planen und Einrichten eines modernen Besprechungsraums müssen einige Aspekte bedacht werden. Gerne begleiten unsere erfahrenen Expert:innen Sie mit kreativen Ideen und einem ganzheitlichen Ansatz für Ihren individuellen Besprechungsraum. Für Meetings, die Ihr Unternehmen voranbringen.
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