Kreatives

Business Knigge 4.0

Der Knigge findet im Berufsleben noch immer Anwendung. Doch welche Höflichkeitsmaßnahmen und Benimmregeln lassen sich im digitalen Zeitalter hinzu addieren?

Was ist der Business Knigge?

Der Business Knigge umfasst die wichtigsten Umgangsformen im Geschäftsbereich (Verhalten bei Geschäftsessen, im Kundengespräch,...) sowie Do’s und Dont’s am Arbeitsplatz (Umgang mit Kolleg:innen, Kleidung, Netiquette,...). Ziel ist gegenseitiger Respekt und Höflichkeit.

Der Begriff “Knigge” selbst steht stellvertretend für Benimmregeln aller Art. 1788 hatte Adolph Freiherr Knigge ein Buch “Über den Umgang mit Menschen” veröffentlicht, welches gute Umgangsformen in verschiedenen Situationen und Lebenslagen beinhaltet. Das Werk wurde schon bald als “der Knigge” bezeichnet und diente als Ausgangspunkt zahlreicher Verhaltensregeln.

Die Arbeitswelt hat sich verändert…

Gute Umgangsformen und Höflichkeit kommen selbstverständlich nicht aus der Mode und doch hat sich unsere Arbeitswelt und die Art zu Arbeiten verändert. Hybrides Arbeiten, virtuelle Meetings und Co. sorgen für eine Überarbeitung alter Benimmregeln. Doch nicht nur die digitale Zusammenarbeit, auch durch Technologien unterstützte Meetings erfordern andere Verhaltensregeln, als solche in denen Mitarbeitende noch gemeinsam mit Notizpapier und Stift am Tisch saßen. Ist es beispielsweise in Ordnung während eines Meetings Mails zu schreiben? Wie verhält man sich zum Beginn eines Videocalls und so weiter. Angelehnt an die Industrie 4.0 erfordert insbesondere die Kommunikation miteinander im digitalen Zeitalter einen Knigge 4.0.

Wie könnte ein Knigge 4.0 aussehen?

Bei den Knigge-Regeln geht es nicht nur um konkrete Verhaltensweisen, sondern vor allem auch um die Wertschätzung beteiligter Personen und Respekt. Deren Relevanz lässt sich natürlich auch auf die moderne Arbeitswelt und virtuelle Zusammenarbeiten übertragen.

Augenkontakt statt Bildschirmleuchten

In vielen Meetings zeichnet sich heutzutage ein ähnliches Bild ab. Die Mitarbeitenden sitzten vor ihren Laptops und Tablets und scheinen trotz der Unterhaltung oder einer Präsentation in den Bildschirm vertieft zu sein. Tippgeräusche stören die Konzentration. Das wirkt unhöflich und respektlos den Redner:innen gegenüber. Hinzukommt, dass Multitasking nicht immer zielführend ist und Aufgaben die nebenbei erledigt werden, die Aufmerksamkeit für das Wesentliche schmälern. Um nicht nur selbst möglichst viel von dem Meeting mitzunehmen, sondern auch den Kolleg:innen mit Respekt zu begegnen, sollten Sie Ihr Notebook – sofern es für dieses Meeting nicht benötigt wird, einmal bewusst zuklappen oder gleich in der Tasche lassen. Für die Redner:innen innerhalb des Meetings kann dies ein zusätzlicher Ansporn sein, Präsentationen inhaltlich und technisch so ansprechend zu gestalten, dass Ablenkung nicht nötig ist. Tipps für erfolgreiches Präsentieren finden Sie in diesem Beitrag.

Vor dem Videocall

Zur Etikette eines erfolgreichen digitalen Meetings gehört auch eine gute Vorbereitung. Diese vermeidet nicht nur Störungen, sondern vermittelt den übrigen Teilnehmenden auch, dass Sie sich sorgsam vorbereitet haben und das Gespräch ernst nehmen. Prüfen Sie daher vorab immer Ihre Internetverbindung sowie die Funktion von Kamera und Mikrofon Ihres Laptops. Auch der Hintergrund spielt eine Rolle. Eine aufgeräumte Umgebung und eine Wand ohne Ablenkungen wie bunte Bilder, Familienfotos, etc. machen einen professionellen Eindruck. Geräusche wie die laufende Spülmaschine oder das Radio im Nebenzimmer gilt es zu eliminieren. Zwar sieht man in Videocalls in der Regel nur den Oberkörper, dennoch sollte man sich auch bei der Arbeit im Homeoffice an bestimmten Dresscodes orientieren. Pünktliches Erscheinen sollte weiterhin selbstverständlich sein.

Vor Meetings im Bürogebäude treffen viele Kolleg:innen bereits einige Minuten eher ein und tauschen sich unverfänglich über aktuelle Geschehnisse im Unternehmen oder auch Privates aus. Auch im Homeoffice wählen sich die meisten ohnehin vor vereinbarter Zeit ein, um pünktlich zu sein, die Geselligkeit wird im hybriden Office oder in der Heimarbeit durch einen gemeinsamen Austausch ähnlich dem des analaogen Meetings zusätzlich erhöht.

Digitale Kommunikation

Die richtige Kommunikation ist im digitalen Zeitalter, welches uns den Austausch über geografische Grenzen hinweg ermöglicht, unerlässlich. Höflichkeit und Respekt sind sowohl per Zoom, WhatsApp als auch im Telefonat wichtige Grundpfeiler. Bisher unbekannten Gesprächspartner:innen wird sich vorgestellt, die Begrüßung darf niemals vergessen werden und der Gegenüber muss ausreden dürfen. Insbesondere bei digitalen Gesprächen sollte den Teilnehmenden von Videokonferenzen ausreichend Zeit für ihre Beiträge gegeben werden. Vor allem wenn mehrere Personen gleichzeitig reden kann es bei Online-Meetings schnell chaotisch werden. Auch eine gute Artikulation ist bei der digitalen Kommunikation über digitale Technologien relevant, deutliche Aussprache und nicht zu schnelles Sprechen in einer angemessenen Lautstärke hilft Ihren Kolleg:innen Sie auch bei nicht optimaler Netzwerkverbindung bestmöglich zu verstehen.

Tipp: nutzen Sie während eines Meetings die Mute-Funktion und schalten Sie sich, sofern Sie gerade keinen Redebeitrag haben, stumm. So entstehen keine Zwischengeräusche und Störungen können vermieden werden.

E-Mails, WhatsApp und Co.

Das Verfassen von E-Mails ist schon lange Bestandteil des Business-Knigge. Doch mit der Zunahme an Technologien und Kommunikationstools wurde auch die Kontaktaufnahme im Business-Bereich vielfältiger. WhatsApp-Gruppen gehören für viele Unternehmen zum Arbeitsalltag. Oftmals fällt es bei Plattformen, welche auch privat häufig genutzt werden, schwer zu differenzieren. Schrieben Sie gerade noch einem Freund, müssen Sie bei der Nachricht an die Chefin in der Regel schnell zur Professionalität wechseln können. Vor dem Absenden von Nachrichten im Job-Kontext hilft es, sich diese nochmal durchzulesen. Sarkasmus sollte in der Regel rausgelassen werden, Emojis helfen zwar bei der Übermittlung von Ironie, die schriftliche Kommunikation übermittelt aber keine Emotionen und kann daher leicht falsch verstanden werden. Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind insbesondere bei wichtigen E-Mails ein absolutes Muss, aber auch im Chat mit der Abteilung sollte darauf geachtet werden. Ausrufezeichen und Versalien sollten unbedingt sparsam verwendet werden.

Immer erreichbar?

Die Sache mit den Handys ist tatsächlich nicht so einfach. Insbesondere Führungskräfte und Mitarbeitende mit Personalverantwortung müssen während ihrer Arbeitszeit erreichbar sein. Im Gegensatz zum privaten Dinner ist es in der Mittagspause daher nicht direkt unhöflich, wenn das Mobilgerät auf dem Tisch liegen bleibt. Ein Vibrationsalarm ist in der Pause mit Kolleg:innen dem Klingelton jedoch vorzuziehen. Grundsätzlich hat natürlich der persönliche Kontakt Vorrang. Für Geschäftsessen gilt dies ganz besonders. In diesem Kontext hat das Handy auf dem Tisch nichts verloren und gehört in die Tasche.

Diskretion

Vor allem in Zeiten von hybrider Arbeit ist der sensible Umgang mit Daten unverzichtbar. Arbeit aus dem Park, Café, Zug und Co. gehört für viele seit der Pandemie zum Alltag. Insbesondere an öffentlichen Orten können Dritte jedoch leicht mitlesen oder Ihre Arbeit am Laptop verfolgen. Seien Sie hier diskret und vermeiden Sie insbesondere bei sensiblen Daten, dass Außenstehende Einblicke erhalten.

Das "Du"

Ein oft schwieriges Thema ist die Anrede. In Start-ups und jungen Unternehmen ist das gegenseitige ”Du” selbstverständlich und auch unter Partner:innen oftmals geläufiger Ton. Das “Du” erweckt in der Regel ein größeres Nähe- und Vertrautheitsgefühl als es das formelle “Sie” schafft. Wie sieht es allerdings mit nicht vertrauten Personen aus? Auf der sicheren Seite ist ist man nach wie vor wenn man das Gegenüber nicht ungefragt duzt, dies könnte mitunter respektlos und übergriffig erscheinen. Im Laufe des Gesprächs wird man sich in der Regel ganz zwanglos über die Anredeform einig. Letztlich kommt es auch immer individuell auf die Person an, junge Menschen duzen sich beispielsweise aufgrund ihres gleichen Alters häufig von Beginn an.

Visitenkarten

Visitenkarten spielen in der Arbeitswelt noch immer eine große Rolle, wenn auch in digitalem Format. In der Regel sind diese dem Anhang einer E-Mail zu entnehmen und lassen sich direkt unkompliziert in das eigene digitale Notizbuch als Kontakt übertragen. Wird Ihnen eine analoge Visitenkarten übergeben, schauen Sie sich diese einen kurzen Moment an, bevor Sie sie einstecken. Dies zeigt Respekt und Interesse. Wann und wie eine Visitenkarte übergeben wird, ist je nach Land durchaus unterschiedlich. Vor Geschäftsreisen empfiehlt es sich daher sich mit den örtlichen Gepflogenheiten vertraut zu machen.

Brauchen wir den Knigge noch?

Gute Umgangsformen, eine freundliche Kommunikation und das Einhalten einiger Verhaltensregeln sind auch in der modernen Arbeitswelt durchaus angebracht. In vielen – insbesondere jungen, Unternehmen gelten zwar mittlerweile flachere Hierarchien und ein lockerer Umgangston und doch zeugen einige Verhaltensweisen von gegenseitigem Respekt. Insbesondere für Berufseinsteiger:innen kann ein “Knigge 4.0” als Wegweiser dienen an welchem sie sich in den ersten Meetings oder Geschäftsessen orientieren können. Mit zunehmender Berufserfahrung werden solche Verhaltensregeln und Hinweise natürlich unbedeutender. Hier zählt mehr und mehr das eigene Urteilsvermögen sowie Erfahrung. Man kennt verschiedene Typen an Kund:innen, die gängigen Verhaltensweisen innerhalb der Branche und so weiter. Versteht man den Business Knigge als Rahmen, anstelle von formellen Regelungen so dient er als Leitfaden für unsere dynamische und digitale Arbeitswelt. Dabei ist der Knigge selbst auch als dynamisch zu verstehen. In einer komplexen Umwelt und je nach Generation fallen durchaus Empfehlungen weg, während sich neue Verhaltensweisen etablieren. Wertschätzendes und respektvolles Verhalten, welches sich individuell am Adressaten orientiert ist dabei jedoch zeitlos.