Zeit effektiv nutzen – die Timeboxing-Methode

Aufgaben schaffen wir in Sekundenschnelle, wenn uns die Abgabefrist im Nacken sitzt. Diese “Deadline-Mentalität” wird auch von einer Zeitmanagement-Methode genutzt.

Was ist Timeboxing?

Das Timeboxing ist eine Organisations-Methode, welche den Tag oder die Arbeitszeit in feste Zeitblöcke (Timeboxes) unterteilt. Diese sind dann für bestimmte Aufgaben reserviert und auch nur für diese. Zuvor muss genau definiert werden, was man am Ende der Zeiteinheit erreicht haben möchte. Bei den Blöcken kann es sich beliebig um Stunden oder Minuten handeln, das hängt ganz von der Aufgabe ab. Nach Ablauf dieser Zeit muss sich der Aufgabe der nächsten Timebox gewidmet werden. Im Regelfall arbeiten wir so lange an einer Aufgabe, bis sie abgeschlossen ist. Störungen oder Konzentrationsschwierigkeiten inklusive. Das benötigt oftmals viel mehr Zeit, als man für die Aufgabe eigentlich ansetzen könnte. Das Timeboxing geht hier von einer anderen Annahme aus: So beruht die Methode auf dem Parkinson’schen Gesetz. Dieses besagt, dass wir für eine Aufgabe genau so lange brauchen, wie wir Zeit für sie zur Verfügung haben. Dabei spielt die Komplexität und der Umfang der Aufgabe keine Rolle. Setzen wir uns Ziele und geben uns selbst einen klaren Rahmen vor, können wir Ablenkung reduzieren, fokussierter arbeiten und letztlich unsere Produktivität erhöhen.

So organisieren Sie sich mit Timeboxing

Grundsätzlich bilden die Zeitblöcke die Basis für Ihre Planung. Um diese möglichst sinnvoll zu nutzen, empfiehlt es sich zunächst einen Überblick über die zu bearbeitenden Aufgaben zu verschaffen. Dies kann mit einer klassischen To-Do-Liste geschehen. Hier sollten Sie ganz klar Prioritäten setzen und den wichtigsten Aufgaben den größten Fokus widmen. Schätzen Sie anschließend die Dauer der einzelnen Aufgaben ein, diese werden dann in Timeboxes eingeteilt. Nun müssen Sie die einzelnen Zeitblöcke geschickt miteinander kombinieren und in Ihren jeweiligen Arbeitstag integrieren. Nicht zu vergessen sind Pausen! Auch sinnvoll: einen Zeitblock als Puffer einplanen, um unerwartete Störungen oder Mehraufwand zu berücksichtigen.

Wie lang sollte eine Timebox sein?

Für die Dauer eines Zeitblocks gibt es keine fest vorgeschriebenen Regeln. Die Nutzung der Timeboxing-Methode soll schließlich vor allem Ihnen helfen und Ihren persönlichen Arbeitsalltag erleichtern. Ob Sie die Boxen hierfür in Minuten, Stunden oder Tage einteilen hängt ganz von Ihnen und den jeweiligen Aufgaben ab. Für den allgemeinen Arbeitsalltag empfiehlt sich allerdings eine Einteilung von Minuten und Stunden. So können Sie jeden Tag genau einschätzen und werden durch die festen Zeitvorgaben weniger abgelenkt. Größere Projekte und Arbeiten in Teams können aber auch in Wochen oder gar Monaten getrackt werden. Auch hier empfiehlt sich allerdings die Aufteilung der großen Aufgabe in kleinere To Do’s, die in die täglichen Timeboxing-Planung eingepflegt werden können. So arbeiten Sie kontinuierlich auf ein größeres Ziel hin, es entwickelt sich allerdings kein Gefühl der Überforderung.

Eine Variante ist es zudem auch die einzelne Timeboxes nach der Pomodoro-Technik mit ausreichend Pausen zu füllen. Nach dieser Methode arbeiten Sie beispielsweise 25 Minuten konzentriert und dürfen schließlich fünf Minuten Pause machen.

Tipps für den Umgang mit Timeboxen

Teilen Sie Ihren Wochenplan mit Kolleg:innen. In diesem Fall sind diese immer im Bilde, wann Sie am besten zu erreichen sind und zu welcher Zeit Sie lieber konzentriert arbeiten möchten.
Setzen Sie sich einen Timer für Ihre einzelnen Zeitblöcke. So sparen Sie sich den Blick auf die Uhr und verpassen keine wichtigen Treffen oder den Start der nächsten Timebox.
Deaktivieren Sie Ihre Benachrichtigungen und Mitteilungen, um während der Bearbeitung einer Aufgabe nicht gestört zu werden und Ablenkungen zu vermeiden. So können Sie Ihre Zeit optimal nutzen und Aufgaben schneller abarbeiten.
Seien Sie streng mit sich und halten Sie sich auch an die vorgegebenen Zeitbegrenzungen. Ist die Zeit für eine Aufgabe abgelaufen, sollten Sie nicht noch zehn Minuten dran hängen. Voraussetzung hierfür sind realistische Zeitfenster und Disziplin.

Vorteile des Timeboxings

Die Methode ist ein super Mittel gegen Prokrastination. Hat man einen festen Zeitpunkt, zu welchem man fertig sein muss, fällt es viel schwerer Aufgaben aufzuschieben. Zudem ist der Fokus viel schärfer, wenn man nur eine begrenzte Zeit hat, ein To Do zu erledigen. Ablenkung ist hier fehl am Platz. Auch für Perfektionisten ist die Methode mit den Zeitblöcken geeignet. Wenn Sie Aufgaben nur schwer beenden können, sich an kleinen Details festhalten und Fertiggestelltes immer und immer überarbeiten, können feste Timeboxen helfen, einen Schlussstrich zu ziehen. Ein weiterer Vorteil ist die klare Fokussierung auf Ihr Ziel und die Vermeidung von Multitasking. Darüber hinaus ist es extrem motivierend, Ihre To Do’s eines nach dem anderen abzuarbeiten.

Nachteile des Timeboxings

Timeboxing ist eine Methode die viele Vorteile hat, allerdings nicht für alle Menschen und Aufgaben geeignet ist.

Insbesondere für den kreativen Bereich könnte die Methode mit den Zeitblöcken zunächst sehr starr wirken. Kreativität kommt meist nicht auf Knopfdruck, dennoch lässt sich auch für Kreativität Zeit blocken. Ein weiteres Problem, welches sich im Zusammenhang mit Timeboxing ergeben kann ist das zu hastige Arbeiten. Wenn die Ergebnisse an Qualität verlieren, sollte díe Einschätzung der Dauer von Aufgaben realistisch überdacht werden. Sind die Zeitfenster zu knapp bemessen, leidet womöglich der Output. Rufen Sie sich weiterhin ins Gedächtnis, dass die Methode Ihnen Erleichterung im Arbeitsalltag schaffen soll und nicht zu mehr Stress führen darf. Vergessen Sie also bitte Ihre Pausen nicht und denken Sie immer an Qualität vor Quantität.

Wofür nutzt man Timeboxing?

Timeboxing kann nur für Sie persönlich genutzt werden, aber eben auch, um Teamarbeit zu organisieren oder in Meetings effizienter zu sein. Darüber hinaus kann die Methode auch im Projektmanagement Anwendung finden.

Anwendung von Timeboxing in Teams

Timeboxing ist ein hilfreiches Tool für die Organisation im Team. Mit der Methodik können sich aber womöglich nicht alle Beschäftigten anfreunden, umso wichtiger ist die Frage nach dem Warum. Aus welchen Gründen haben Sie sich für die Timeboxing-Methode entschieden und für welche Aufgaben soll sie genutzt werden? Eine klare Kommunikation ist hier unerlässlich. Planen Sie auch Fragen und Rückmeldungen seitens Ihrer Mitarbeitenden zur neuen Organisationsmethodik mit ein. Um die Methodik korrekt zu nutzen, ist ein geeignetes Zeitmanagements-Tool unverzichtbar. So bleibt jede:r über den aktuellen Stand im Bilde. Einigen Sie sich für Gemeinschaftsaufgaben und Meetings auf eine gemeinsame Dauer eines Zeitfensters. Wählen Sie die Länge so, dass sich Mitarbeiter:innen weder unter- noch überfordert fühlen. Nutzen Sie die Timeboxen aber nicht nur für die gemeinsame Arbeit, sondern planen Sie damit auch Ihre Mittagspausen zusammen.

Nicht vergessen: nicht jede Besprechung ist auch für Timeboxing geeignet. Für manche Meetings bietet sich eine zeitliche Beschränkung nicht an. Das sind vor allem Einzelgespräche, Brainstorming-Meetings, Workshops oder Teambuilding-Maßnahmen.