Wissensmanagement - How To

In diesem Blogbeitrag berichteten wir bereits über die Relevanz von Wissensmanagement. Wie Wissensmanagement nun in der Praxis umgesetzt werden kann, erfahren Sie in diesem Artikel.

Wer ist verantwortlich für das Wissensmanagement?

Je nach Unternehmensgröße bietet sich grundsätzlich die Personalabteilung für die Organisation von Wissensmanagement an. Schließlich ist es HR, die die eigentlichen Träger des Wissens – die Mitarbeitenden, verwaltet. Gleichzeitig fungiert die Personalabteilung als Schnittstelle zwischen Belegschaft und Geschäftsleitung und behält damit einen umfassenden Überblick. Wissensmanagement wird in der heutigen Zeit vorwiegend mit digitalen Tools unterstützt, sodass der IT-Abteilung im Unternehmen ebenfalls eine wichtige Rolle zukommt. Wissensdatenbanken müssen angelegt und verwaltet werden. In größeren Unternehmen gibt es mittlerweile teilweise sogar eigene Stellen für die Koordination des Knowledge Managements. Die Verantwortlichen stehen vor der Herausforderung ein effizientes Wissensmanagement zu betreiben und dieses der Unternehmensstrategie anzupassen. Grundsätzlich gilt es aber eine Kultur des Wissensaustausch zu etablieren. So sind Wissen und Fähigkeiten weit im Unternehmen und einzelnen Abteilungen zerstreut. Eine Zentrale kann all dieses Wissen nicht alleine identifizieren und bündeln, eine gute Zusammenarbeit ist hier essenziell.

Methoden für Wissensmanagement

Kodifizierung – People-to-Document-Strategie

Bei der Kodifizierung bringen Personen das Wissen in das Unternehmen ein. Dieses kann beispielsweise in der Datenbank des Unternehmens angelegt werden. Diese Art von Wissen umfasst in der Regel das explizite Wissen, welches gut beschreibbar und leicht greifbar ist.

Personalisierung – People-to-People-Strategie

Bei der Personalisierung geht es vor allem um den direkten Wissensaustausch. Insbesondere erklärungsbedürftiges, implizites Wissen (wie etwa Erfahrungen von Expert:innen in einem Fachgebiet) kann nicht so leicht in eine Datenbank übertragen werden und wird stattdessen in Gesprächen auf direkte Weise übermittelt. So ist das Wissen eng mit der Person verknüpft, die es hervorbringt. Bei Ausscheiden der jeweiligen Person aus dem Unternehmen sollte sichergestellt sein, dass das für die Organisation relevante Wissen nicht mit der Person das Unternehmen verlässt.

Erfahren Sie hier mehr zu expliziten und impliziten Wissen

SECI-Modell: So entsteht neues Wissen in Unternehmen

Mit dem dynamischen SECI-Modell, auch Wissensspirale genannt, nach Ikujiro Nonaka und Hirotaka Takeuchi wird der Übergang impliziten Wissens in die Form expliziten Wissens beschrieben. So kann neues Wissen im Unternehmen durch eine dynamische Transformation des schwer zu greifenden Erfahrungswissen in ein beschreibbares explizites Wissen entsteht.

Socialization: Die erste Phase des Wissens-Transformationsprozesses wird im Modell als Sozialisierungsphase beschrieben. Hier wird implizites Wissen durch Beobachtung und Nachahmung ausgetauscht. Nonverbale Handlungen und Erfahrungen führen zum Erwerb von impliziten Wissen.
Externalization: In der Phase der Externalisierung wird implizites Wissen, welches in der Sozialisationsphase erlernt wurde, explizit gemacht, indem es versprachlicht wird. So werden Fähigkeiten und Know-how verbal unter den Mitarbeitenden ausgetauscht.
Combination: Die Kombination bildet die nächste Phase des SECI-Modells. Das explizite Wissen soll nun miteinander verbunden und kombiniert werden. So wird explizites Wissen mit weiterm expliziten Wissen angereichert, um neues Wissen zu generieren. Auch externes Wissen kann hier hinzugezogen werden. Wenn unter anderem Personen ihr explizites Wissen miteinander kombinieren, herrscht großes Innovationspotenzial.
Internalization: In der letzten Phase des Modells wird das explizite Wissen zu neuem impliziten Wissen. Das Erlernte wird in den eigenen Erfahrungsschatz übernommen und in mentale Modelle integriert.

Mit der Internalisierungsphase endet das Modell nicht. Die Vorgänge wiederholen sich und beginnen erneut mit der Sozialisierungsphase. Dennoch kann auf dem gewonnenen Wissen aufgebaut werden. Eine Wissensspirale entsteht.

Wie funktioniert Wissensmanagement?

Unser digitaler Alltag sorgt dafür, dass unser Wissen zunehmend an verschiedenen Orten aufbewahrt wird. Wie speichern Informationen und Know-How in E-Mails, digitalen Notzibüchern, Excel-Tabellen und Cloud-Lösungen. Hinzu kommen die Skills und Fähigkeiten, die die Mitarbeitenden selbst in sich tragen. Nun können Arbeitnehmende nicht all diese Quellen nach der passenden Antwort auf eine Frage durchforsten, welche sich im Rahmen einer Projektarbeit gestellt hat. Ein zentraler Ressourcenpool muss her, um das Wissen für alle zugänglich zu bündeln.

Wissensdatenbank

Eine digitale Wissensdatenbank, die durch die Belegschaft regelmäßig mit aktuellen Informationen gefüttert wird, bietet sich hierfür an. Diese dient nur der internen Nutzung. So bleiben die teils sensiblen Informationen vertraulich und gelangen nicht an die Öffentlichkeit. Die Wissensdatenbank muss eine benutzerfreundliche Oberfläche haben und regelmäßig aktualisiert werden. Über diese Datenbank können die Mitarbeitenden schnell Informationen einholen und für ihre Aufgaben nutzen oder an Kund:innen weiterleiten. Weiterhin werden Umwege über Kolleg:innen aus anderen Abteilungen eingespart. Ein produktives und effizientes Arbeiten wird möglich.

Die Berücksichtigung des Datenschutzes ist im Kontext der Nutzung einer Wissensdatenbank natürlich unbedingt einzuhalten.

Die richtige Software

Um eine Wissensdatenbank effizient zu betreiben und auch den allgemeinen Informationsaustausch innerhalb des Unterehmens zu erleichtern ist die passende Software unerlässlich. Vor diesem Hintegrund gilt es einiges zu beachten:

Die Software beziehungsweise das Programm sollte sich nicht nur zum Kollktivieren von Wissen eignen, sondern auch den Austausch von Informationen und Lösungen unterhalb der Belegschaft sicherstellen.
Neue Informationen sollten schnell einzupflegen sein, einerseits, um einen reibungslosen Prozess rund um die Anreicherung neuen Wissens zu gewährleisten, andererseits, um die Mitarbeitenden zu motivieren ihr Know-how auch wirklich in die Datenbanken einzutragen.
Neben dem Einpflegen ist das Suchen von Informationen mindestens genauso wichtig. Die Suche muss daher einfach und schnell funktionieren. Das Durchklicken eines Inhaltesverzeichnisses ist beispielsweise äußerst mühsam, zeitsparender ist dagegen die Suche eines Stichwortes mittels Suchmaske.
Die Kapizität der Wissensdatenbank muss mit dem Knowledge des Unternehmens weiterwachsen. In der Regel sind etwa Cloud-Systeme beliebig erweiterbar.

Verzeichnis der Mitarbeitenden

In den meisten Unternehmen kennen sich nicht alle untereinander. Dank einem Verzeichnis aller Mitarbeitenden können sich Kolleg:innen untereinander suchen, wenn sie ein benötigtes Fach-oder Interessengebiet eintippen.

Wissens-Audit und Kommunikation

Wissen liegt oft auch im Verborgenen. Dieses versteckte Wissen der Belegschaft gilt es aufzuspüren und für alle sichtbar zu machen. Interviews mit einzelnen Mitarbeitenden oder ein Meeting innerhalb der Abteilungen, in welchem es rein um die Weitergabe von Know-how geht, bieten sich hierfür an. So können einzelne Teams etwa kürzlich abgeschlossene Projekte vorstellen und gleichzeitig über neue Insights, genutzte Methoden, oder neue Techniken berichten. Weiterhin sollte der interne Austausch zwischen Kolleg:innen gefördert werden. Auch die Zusammenarbeit in abteilungsübergreifenden Teams führt oft zu neuen Erkenntnissen.

Raumgestaltung

Auch die Raumgestaltung hat Auswirkungen auf die Effezienz der Organisation von Wissen. So regt eine offene Raumgestaltung von Arbeitsbereichen zum internen Austausch und die Vernetzung von Personen mit unterschiedlichen Aufgabengebieten an. Gerne beraten wir Sie, wie Sie Ihre Arbeitswelt funktional gestalten, um den internen Wissensfluss zu steigern.

Jetzt Kontakt aufnehmen

Welche Strategie passt zu welchem Unternehmen?

Nicht alle Maßnahmen des Wissensmanagement passen zu jedem Unternehmen. Die Strategien zur Erfassung, Organisation und Speicherung von Wissen hängen unter anderem von Größe, Branche und Kultur des Unternehmens ab. Hinzukommt, dass Kodifizierung und Personalisierung sich keineswegs ausschließen, sondern vielmehr ergänzen. So umfasst das Wissensmanagement sowohl implizites als auch explizites Wissen.

Mit Wissensmanagement leichter arbeiten

Wissen begegnet uns allerorts und ist auch für Unternehmen eine der machtvollsten Ressourcen. In einer Welt voller Informationen muss Know-how strukturiert und festgehalten werden. Ein effizienter Wissensfluss und Informationsaustausch erleichtern den Arbeitsalltag. So können Mitarbeitende und das gesamte Unternehmen von gespeichertem und neuen Wissen profitieren.

Lesen Sie hier warum Wissensmanagement im Unternehmen so wichtig ist.