Projektverlauf: Step by Step am Beispiel SCHWALBE

Im Jahr 2017 stand die Planung zum Neubau eines Hybridbuildings bei SCHWALBE an. Auch hier stand BOS durchwegs als starker Partner zur Seite. Wie die Planungsphase ablief, ist hier zusammengefasst.

Trends

SCHWALBE kam zu Beginn der Planung in 2017 auf BOS zu, um sich eine fachliche Meinung zu ersten eigenen Ideen und Gedanken einzuholen. Durch jahrelange Zusammenarbeit besteht ein partnerschaftliches Verhältnis und auch bei diesem Neubau war klar, dass die Beratungsleistung bei BOS liegt. Schnell zeigte sich auch, dass SCHWALBEs Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bestimmen sollen, wie sie in Zukunft arbeiten möchten. Schließlich ist es das was zählt - sie sind es, auf die es letztlich ankommt. 

Fit für die Zukunft

Um erste Meinungen zu bilden und Erfahrungen einzuholen, startete man mit Referenzbesuchen von Unternehmen, welche ebenfalls vor einer vergleichbaren Veränderung standen. So konnte sich das SCHWALBE Team mit den Projektverantwortlichen anderer Institutionen austauschen. Referenzbesuche sind darüber hinaus wichtig, um die Funktion von Arbeitswelten im Alltag erleben zu können. Wie wird gearbeitet, wie ist die Auslastung der Arbeitsplätze, wie werden verschiedene Räume genutzt, und so weiter.

Im Mai 2018 fand schließlich der erste sogenannte Impulsvortrag statt. Marc Nicolaisen von Steelcase, erläuterte dem Projektteam, wie moderne Arbeitswelten aussehen können. Was ist überhaupt möglich, was sind aktuelle Trends und wie machen es andere? Anschließend wurden die Teilnehmer gefragt, wie zufrieden sie mit ihrem derzeitigen Arbeitsplatz seien. 

Um die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen auf den gleichen Stand zu bringen, wurde im darauffolgenden Monat ein weiterer Vortrag abgehalten. Hier wurde ebenfalls eine Befragung zur Zufriedenheit mit dem derzeitigen Arbeitsplatz durchgeführt. Anhand der Ergebnisse lässt sich sehr gut herausfinden, wie sich das Bild der Verantwortlichen, gegenüber dem der Mitarbeiter*innen unterscheidet. Es folgte ein Workshopteil, in dem Wünsche und Ideen festgehalten wurden. Auf dieser Grundlage konnten sich der zuständige Berater und die leitende Planerin von BOS ein umfassendes erstes Bild von den Vorstellungen der Beteiligten für das neue Gebäude schaffen.

Auf Basis dieser Erkenntnisse ließen sich bei BOS erste Gedanken um die konkrete Planung machen. Darauf aufbauend fanden im Herbst die ersten Folgeworkshops zu den Themen Planung und Einrichtung statt. Vor diesem Hintergrund galt es, einiges zu klären, unter anderem welche Bereiche von Mitarbeiter*innen benötigt werden, ob feste Arbeitsplätze von Relevanz sind, oder ob viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen unterwegs sind, was die beste Anzahl an Besprechungs- und Rückzugsräumen ist, etc. 

Um die Planung und Konzeption final abschließen zu können, folgten mehrere Workshops bis in das Jahr 2019. 

Damit sich ein erstes Bild zur Möbelauswahl gemacht werden konnte, fuhr SCHWALBE gemeinsam mit dem BOS Projektteam zu BOS-Partner Steelcase nach München. Im Learning and Innovation Center von Steelcase erstrecken sich über drei Etagen Formen neuer Arbeitswelten in die SCHWALBE eintauchen konnte. Über einen ganzen Tag hinweg wurde das Mobiliar getestet und Mitarbeiter*innen befragt. Was die neue Form des Arbeitens bei Schwalbe bedeutet, konnte hier veranschaulicht werden. 

Das Projekt Hybridbuilding befindet sich aktuell noch in der Bauphase. Im nächsten Jahr soll der Neubau von SCHWALBE bezugsfertig sein. Doch mit Einzug der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen endet die Zusammenarbeit mit BOS nicht. BOS steht weiterhin beratend und im Hinblick auf Serviceleistungen an der Seite von SCHWALBE.

Auch wenn große Projekte wie das Hybridbuilding lange Prozesse und etwaige Entscheidungen mit sich bringen, ist es absolut notwendig und wichtig die Mitarbeiter*innen mit einzubeziehen. Denn letzten Endes sind gerade die es, die das Unternehmen mit seinen Werten nach außen vertreten. 

  • BOS Büro- und Objekteinrichtungen GmbH
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