Von klassischen Strukturen zu neuen Arbeitsformen

Helvetia stand im Jahr 2019 vor einer großen Herausforderung. Aufgrund von Umstrukturierungsmaßnahmen wurden die Arbeitsplätze auf eine Etage zusammengezogen.

Der eigentliche Plan war es, die Systemwände auf den 330 m²neu anzuordnen, um weiterhin bei den 1–2 Zellenbüros zu bleiben. Im Gespräch mit der BOS Beraterin Julia Diedrich kam die Erkenntnis. Die klassischen Strukturen passen nicht mehr zu der zukünftigen Arbeitsweise. Damit war klar, die Zellenstruktur wird aufgerissen und die Idee eines Open Space Büros stand. BOS ging in die Planungsphase.

Die Open Space Variante lässt eine optimale Flächennutzung zu. Die Schwierigkeit bestand darin, dass viele vertrauensvolle Telefonate geführt werden und deshalb der Fokus darauf lag die Vorschriften einzuhalten. Ebenso musste berücksichtigt werden, dass neben den 10 Stamm-Arbeitsplätzen auch Arbeitsplätze für Kollegen von außerhalb vorhanden sind, die manchmal vorbeikommen.

Neben dem Raumkonzept wurde auch ein Farb-, Material- und Möbelkonzept erstellt und durch die Lichtplanung abgerundet. Arbeitsbereiche, Ruhezonen, Besprechungsräume und die Kommunikationsbereiche werden durch den Boden optisch getrennt. Das Workcafé und der Steh-Besprechungstisch dienen einmal als Ausweicharbeitsplätze und als Kommunikationszonen. Die Arbeitsplätze sind mit Glastrennwänden abgeschirmt, um den Telefonierenden die notwendige Diskretion zu bieten. Ein abgeschirmtes Einzelbüro dient der Fokusarbeit. Der kleine und große Besprechungsraum dient ebenfalls als Nomadenarbeitsplatz. Der große Raum ist durch flexible Möbel individuell einsetzbar.

Nach etwa 5 Monaten waren die Arbeitsplätze eingerichtet, die Besprechungsräume und die Küche fertiggestellt und für den Einzug bereit.

Der Wandel von den vorherigen starren Strukturen mit Einzel- und Doppelbüros und einem Flur ohne Tageslicht auf die offene, farbenfrohe und helle Fläche war für die Mitarbeiter eine große Umstellung.

In produktiver Teamarbeit zwischen Helvetia und BOS entstand eine Vision der neuen Arbeitswelt. Diese hat die Mitarbeiter in die neuen Räume begleitet. Frau Köhler und Herrn Arens als Projektleiter von Helvetia war es enorm wichtig die Mitarbeiter mitzunehmen. Das ist offensichtlich gelungen, denn alle haben sich gut in die neue Arbeitswelt und -form eingefunden. Das Feedback ist durchweg positiv.

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