Trends
Auch wenn wir Menschen Gewohnheitstiere sind, kommt es innerhalb von Unternehmen immer wieder zu Veränderungen. Das können die Implementierung von neuen Technologien im Sinne der Digitalisierung sein, die Übernahme eines Unternehmens, die Einführung neuer Produkte, eine neue Organisationsstruktur und so weiter. Oftmals bedingen solche Veränderungen weitere Änderungsmaßnahmen wie die Umgestaltung der Arbeitswelt. So sollen flache Hierarchien und eine offene Gesprächskultur beispielsweise durch die Gestaltung der Büroräumlichkeiten unterstützt werden. Für Mitarbeitende kommt hier einiges zusammen. Dabei kann das erfolgreiche Management solcher Change-Prozesse die Widerstände gegenüber Veränderungen minimieren und eine neue positive Dynamik innerhalb der Organisation etablieren. Hierfür gilt es jedoch einiges zu beachten.
Geduld und Zeit
Jedes Unternehmen implementiert Change-Prozesse im eigenen Tempo. Veränderungen bedürfen Zeit. Führungskräfte müssen erkennen, welches Tempo für die eigene Organisation und Belegschaft angebracht ist.
Präzise planen
Auch wenn der Change-Prozess an sich mitunter bereits sehr umfangreich sein kann, so gilt es dabei keinesfalls das Tagesgeschäft aus den Augen zu verlieren. Kund:innen wollen betreut und Projekte bearbeitet werden. Die Durchsetzung von Veränderungen kommt lediglich “oben drauf”, sodass dieser Mehraufwand sorgsam geplant sein möchte. So sind Change-Prozesse ohne eine genaue Planung der einzelnen Schritte zum Scheitern verurteilt.
Hierfür gilt es zunächst den Veränderungsbedarf klar zu erkennen und auch zu erfassen. Was soll verändert werden, wieso ist diese Veränderung notwendig? Setzen Sie hier bereits Ziele und Maßnahmen sowie Begründungen fest. Im nächsten Schritt geht es daran, die Veränderungen zu initiieren. Veränderungsmaßnahmen müssen klar kommuniziert werden, Mitarbeitende sollen aktiv am Veränderungsprozess teilhaben. Es gilt Verantwortliche festzulegen, ebenso wie konkrete Schritte bis hin zur Zielerreichung. Die Durchführung der Change-Prozesse vor dem Hintergrund des erstellten Projektplans müssen anschließend sorgsam überwacht werden. Auch im Nachhinein sollten Ergebnisse dokumentiert und der Umgang mit der neuen Situation beobachtet werden.
Tipp: Das Erstellen einer sogenannten Roadmap kann helfen im Veränderungsprozess nicht den Überblick zu verlieren. Die Roadmap enthält alle wesentlichen Informationen zu KPI, Kosten, unterschiedlichen Meilensteilen und so weiter. Auch die Einhaltung der zeitlichen Planung kann hiermit kontrolliert werden sowie das Erreichen einzelner Erfolge.
Kommunikation mit Beteiligten
Change-Prozesse sind nur erfolgreich, wenn auch die Belegschafgt an einem Strang zieht. Daher gilt es, direkt von Anfang an das Projekt und dessen Ziele zu begründen. Seien Sie dabei offen für Feedback seitens der Mitarbeitenden. Andere Meinungen und eine aktive Mitgestaltung der Kolleg:innen sind durchaus ein Erfolgsfaktor. Kommunizieren Sie frühzeitig und ehrlich jeweils die Ihnen vorliegenden Informationen. Warten Sie damit nicht bis auf eine bestimmte Dichte an Informationen, sondern beziehen Sie die Mitarbeitenden in die einzelnen Veränderungsschritte mit ein. Die Kommunikation muss klar und transparent sein. Veränderungsprozesse sind im Unternehmen häufig mit Ängsten und Unsicherheiten verbunden. Viele Mitarbeitende fürchten, dass mit den Änderungen negative Aspekte einhergehen. Eine neue Arbeitsweise, Stellenabbau, etc. Auch die Müdigkeit gegenüber Veränderungsprozessen (Change Fatigue) aufgrund schlechter Erfahrungen früherer Veränderungsmaßnahmen ist denkbar. Wichtig ist hier den Mehrwert der Veränderungen zu vermitteln. Durch den regelmäßigen Dialog und ein stets offenes Ohr bei Rückfragen lassen sich Verunsicherungen und Vertrauensverluste vorbeugen.
So reagieren Mitarbeitende auf Veränderungen
Der Wirtschaftswissenschaftler Richard K. Streich definiert folgende Phasen, die viele Mitarbeitende während der Change-Prozesse durchlaufen.
1. "Schock”: Die Notwendigkeit für Veränderungen wird seitens der Mitarbeitenden nicht immer gleich erkannt. Werden Veränderungen innerhalb des Unternehmens verkündet führt das in einigen Teilen der Belegschaft zunächst zu einem Schock. Mitarbeiter:innen sehen Ihre Arbeitsplätze und Routine im Job in Gefahr.
2. “Verneinung”: Die anstehende Veränderung wird von Seiten der Mitarbeitenden daher zunächst einmal abgelehnt.
3. “Einsicht”: In dieser Phase merkt die Belegschaft, dass die Ablehnung zu nichts führt . Näher betrachtet, ist es vielleicht auch doch notwendig, gewisse Änderungsmaßnahmen im Unternehmen durchzuführen.
4. “Emotionale Akzeptanz”: Die Veränderung wird nun auch emotional akzeptiert und anerkannt. Zu diesem Zeitpunkt sind die Mitarbeitenden bereit, die Veränderungen anzunehmen.
5. “Ausprobieren”: In diesem Schritt machen sich Mitarbeiter:innen mit der neuen Situation vertraut.
6. “Erkenntnis”: Die Belegschaft erkennt jetzt auch die positiven Seiten der Veränderung. Womöglich zeichnen sich auch schon die ersten Erfolge ab.
7. “Integration”: Die Veränderungen sind nun bereits wesentlicher Bestandteil des Arbeitsalltags. Nach diesem Schritt ist das Change-Projekt in der Regel beendet.
An dieser Stelle sei noch ein mal betont, dass während all dieser Phasen eine offene Kommunikation mit der Belegschaft absolut notwendig ist
Mögliche Risiken des Change-Prozesses
- Ressourcen richtig planen: Zu wenig Zeit, zu wenig Personal – solche Aspekte hindern einen erfolgreichen Veränderungsprozess.
- Unternehmenskultur: Veränderungen sollten grundsätzlich im Sinne der Unternehmenskultur stattfinden. Doch ein Führungswechsel oder ein neuer Organisationsstil können durchaus neuen Wind in eine Organisation bringen. Noch größer wird der Anpassungsprozess, wenn eine Übernahme durch ein Unternehmen oder die Partnerschaft mit einer anderen Organisation durchgeführt wurde. Auch hierfür gilt es, die benötigte Zeit zu geben, damit sich eigene Kultur an den Wandel anpassen kann.
- Zu viele Veränderungen: Finden zu viele Änderungsmaßnahmen auf einmal statt, kann dies die Mitarbeitenden überfordern und verunsichern. Setzen Sie daher klare Prioritäten und gehen einen Schritt nach dem anderen.
BOS hilft
Wir helfen Ihnen gerne bei der Durchführung Ihres persönlichen Change-Prozesses. Sie planen die Änderung Ihrer Organisationsstruktur und möchten dies gerne mit einem Umbau Ihrer Räumlichkeiten unterstützen? Gemeinsam mit Ihnen und Ihren Mitarbeitenden entwickeln wir ein Konzept für funktionierende Räume. Dabei begleiten wir Sie von der Planung bis hin zur Umsetzung.
Auch im Hinblick auf Veränderungsmaßnahmen in weiteren Bereichen wie Logistik, Finanzen, etc. lohnt es sich, den Rat und die Erfahrung externer Expert:innen anzunehmen.
Veränderung ist für den Erfolg eines Unternehmens maßgeblich. Doch eine Veränderung ohne Vorbereitung endet im Chaos, eine Veränderung ohne die aktive Teilnahme Ihrer Belegschaft in Frust. Mit den richtigen Maßnahmen können Risiken der Change-Prozesse verringert, der Teamzusammenhalt beibehalten und die positiven Aspekte von Veränderungen ausgekostet werden.
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