Digitalisierung im Büro

Das Thema Digitalisierung mag für viele mittlerweile schon ein alter Hut sein, dass es in einigen Bereichen eben doch noch Missstände gibt, zeigt uns jüngst die Corona-Pandemie.

Digitalisierung läuft seit Jahren auf Hochtouren: KI, Big Data, vollautomatische Arbeitsprozesse und so weiter, dennoch hinken noch immer einige Unternehmen hinterher. Dabei gilt es, die eigenen Unternehmensstandards auf die Arbeit 4.0 auszurichten.

Unsere Umwelt verändert sich und unsere Arbeit verändert sich. So flexibel wie jetzt waren wir wohl noch nie zuvor. Agiles Arbeiten ist gefordert, um mit den Veränderungen unserer Zeit Schritt zu halten. Ein Büro 4.0 zeichnet sich genau durch diese Agilität, ein hohes Maß an Flexibilität und eben Digitalisierung aus.

Must-haves eines digitalen Büros

Laptop, Smartphone oder Tablet

Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter sollte natürlich Zugang zu einem funktionsfähigen Computer und Mobilgerät haben, nicht nur um seinen täglichen Aufgaben nachzugehen, sondern auch, um mit Kollge:innen, die vielleicht nicht gerade im Büro vor Ort sind, kommunizieren zu können.

Die Kommunikation spielt im Rahmen der Digitalisierung im Büro eine zentrale Rolle. So wird beispielswise eine ortsunabhängige Kommunikation immer wichtiger. Aber auch die Kommunikation innerhalb der Arbeitswelten sollte durch gut geplante Räumlichkeiten optimal funktionieren.

Meetingräume

Aktuell gilt es natürlich Abstand zu wahren, klassische Besprechungsräume sind jedoch noch immer von großer Bedeutung. Noch wichtiger werden jedoch technische Maßnahmen, die reibungslose Videokonferenzen mit Partner:innen erlauben, welche nicht vor Ort sind oder die Hinzuschaltung von Kolleg:innen ermöglichen, die sich im Homeoffice befinden.

Cloudlösungen

Für viele mag das nichts Neues sein, aber wir nennen es doch, weil es einfach zu wichtig ist. Nicht nur, dass das Risiko fehlender Daten bei Ausfall eines Computers oder Laptops sehr hoch ist, durch die Einrichtung eines gemeinsamen Cloudsystems, können alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit und von überall über ihr Endgerät auf relevante Daten zugreifen. Das spart Zeit und oftmals auch Nerven. Besprechungen werden zudem effizienter. So haben alle Teilnehmer:innen die Daten vorliegen und können gemeinsam interaktiv an Projekten arbeiten. Sei es im selben Raum oder aus dem Homeoffice.

Im Zuge dessen kann auch eine enorme Menge Papier eingespart werden. Das schont die Umwelt, spart Kosten und verringert eine komplizierte Zettelwirtschaft.

Moderne Arbeitsplätze vereinen verschiedene Funktionen

Agilität und Flexibilität sollte bei der Raumplanung stets im Fokus stehen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter benötigen sowohl Plätze zum Austausch als auch Ruhebereiche für konzentriertes Arbeiten oder ein anregendes Arbeitsumfeld zum Entwickeln kreativer Ideen. All diese Funktionen sollten in einer modernen Arbeitswelt zur Verfügung stehen. Ein flexibler Arbeitsbereich ist für die Schnelllebigkeit und wechselnden Umweltwirkungen unserer Zeit optimal vorbereitet und besitzt eine hohe Anpassungsfähigkeit in puncto Digitalisierung. Aber nicht nur an äußere Umstände müssen sich die Büroräume künftig flexibel anpassen lassen, die Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter spielen hier ebenfalls eine große Rolle. Eine gut durchdachte Auswahl an Raumelementen ist hier also essenziell.